SharePoint / Office 365 / .NET & other stuff: reports from my journeys

Seit März 2024 wird eine Update für SharePoint Online Listen von Microsoft ausgerollt. Die Oberfläche der Listen ändert sich, sobald das Update im Tenant bereitsteht. Geändert hat sich zum Beispiel die Auswahl einer Ansicht. Anstelle dieser aus einer Auswahlliste auszuwählen, werden nun die Ansichten als Register zur Selektion angeboten. Auch werden nun die Bearbeitungsdialoge für einen Listeneintrag als "echte" (overlay) Dialoge angezeigt. Zuden ist direkt erkennbar und live mitverfolgbar, wenn ein anderer ABenutzer einen Listeneintrag bearbeitet. Weiterhin gibt es eine ganz neue Funktion: Eigene Formulare! Bisher konnten die SharePoint Standadr Dialoge nur über die begrenzten eingebauten Möglichkeiten (Spaltenreihenfolge, JSON-Formatvorlagen, bedingten Formatierungen) angepasst werden. Nun können für jede Liste zusätzliche Formulare erstellt werden. Es werden mehrere Formulare pro Liste unterstützt, d. h. man ist nicht auf ein Formular limitiert. Mit dem modernen, benutze...

In dem vierten Teil aus der Serie unserer Kontaktverwaltung geht es um die automatische Zuordnung von Kontakten zu empfangenen E-Mails. Der Prozess überwacht ein gemeinsames Postfach. Sobald eine E-Mail-Nachricht eintrifft, wird diese mit den vorhandenen Anhängen in der Dokumentenbibliothek der Kontakte gespeichert. Die untere Abbildung zeigt den Prozess im Detail. Power-Automate Prozess Übersicht Als Dokumentenbibliothek kommt die Bibliothek zum Einsatz, die im vorherigen Beispiel (Teil 3) erstellt wurde. Diese enthält bereits eine Spalte für die Auswahl eines Kontaktes. Während der Erstellung der Dateien in der SharePoint Bibliothek wird zusätzlich mit Hilfe der Absender E-Mail-Adresse der Kontakteintrag aus der Kontaktliste ermittelt. Anschließend wird die gespeicherte Datei mit dem ermittelten Kontakteintrag verknüpft. Somit können sofort die Dateien nach Kontakten gefiltert werden und sind somit leicht auffindbar. Das folgende Video demonstriert die Realisierung im Detail. Filter ...

Nachdem in den beiden vorausgegangenen Posts aus dieser Serie zunächst eine Kontaktliste erstellt und diese um eine 1:N Adressverknüpfung erweitert wurde, geht es heute um die Nutzung der Daten in Microsoft Word. Die Informationen aus einer SharePoint-Liste können in Microsoft Word über sogenannte Schnellbausteine und den dort auswählbaren Dokumenteneigenschaften eingefügt werden. Somit können Informationen aus den Listenspalten direkt - zum Beispiel in Microsoft Word - verwendet werden. Das untere Video zeigt im ersten Schritt wie Dokumente mit einem Kontakt verknüpfbar sind. Anschließend wird demonstriert, wie die Kontaktdaten eines ausgewählten Kontaktes in Microsoft Word für die Anschrift eingebettet werden können. Dabei wird u. a. gezeigt, wie die Informationen aus einer Spalte vom Typ Ort (Location Type) extrahiert werden können. Für die Überführung der Adressdaten in die Eigenschaften des Dokuments wird ein Power-Automate Prozess-Flow umgesetzt. Weiteres aus dieser Serie: ...

Im ersten Teil aus der kleinen Serie wurde gezeigt, wie eine eigene Kontaktliste erstellt werden kann. Außerdem wurde der SharePoint Dialog für die Erfassung der Kontakte angepasst und unter anderen eine spezielle Kopfzeile per JSON-Format definiert. Für die Darstellung der erfassten Kontakte wurde eine spezielle Ansicht erstellt und per Low-Code Möglichkeiten angepasst. Da nächste Video zeigt nun, wie zu jedem Kontakt weitere Adressen hinterlegt, werden können. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein Kontakt an mehreren Standorten ein Büro besitzt. Aus technischer Sicht wird eine sogenannte 1:N-Verknüpfung erstellt. D. h. es wird eine 2. Liste für Adressen angelegt und diese wird über ein Auswahlfeld mit der Kontaktliste verknüpft. Um die Zuordnung der Kontakte zu vereinfachen, wird in der Kontaktliste eine neue berechnete Spalte erstellt. Diese neue Spalte fügt die Informationen aus den Spalten Name, Vorname und E-Mail-Adresse zusammen. Weiteres aus dieser Serie: Anlage einer ...

SharePoint ermöglicht die Realisierung von eigenen Anwendungen dank der verfügbaren Listen und Bibliotheken auf einfacher Art und Weise. Mit Listen können zum Beispiel sehr einfach eigene Informationen verwaltet werden. Die Listenfunktionen sind natürlich nicht vergleichbar mit Funktionen einer Datenbank, bieten dennoch schon viele Möglichkeiten für die Umsetzung eigener Anwendungen ohne Code (Low-Code Ansatz) an. Als Beispiel werden in einer mehrteiligen Reihe einige Möglichkeiten anhand einer Kontaktverwaltung vorgestellt. Die Themen sind dabei: Anlage einer eigenen Kontaktliste mit angepasstem Layout Erweiterung der Kontaktliste um eine zusätzliche Adressverwaltung (1:n) Nutzung der Kontaktdaten aus einer Ort-Spalte (Location) in Microsoft Word über Power-Automate Automatischen Zuordnung von E-Mails zu Kontakten Wie oben geschrieben, behandelt das erste untere Video aus der Reihe die Anlage einer eigenen Kontaktliste. Zusätzlich wird der Dialog für die Erfassung der ...