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Standard SharePoint-Freigabe Prozess um E-Mail-Benachrichtigung erweitern

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SharePoint bietet für Listen und Dokumentbibliotheken einen integrierten Freigabeprozess, der sich über Integrate → Approvals aktivieren lässt. Nach der Einrichtung können Standard-Genehmiger hinterlegt werden, sodass Benutzer Genehmigungsanfragen mit wenigen Klicks starten können. Anschließend erscheint in der Liste eine zusätzliche Spalte für Genehmigungsanfragen, über die sich Freigaben verwalten lassen. Der Standardprozess bietet verschiedene Optionen, beispielsweise mehrere Genehmiger zu definieren oder festzulegen, ob alle Beteiligten zustimmen müssen. Die Genehmiger können bei Bedarf auch während der Anfrage angepasst werden. Eine Funktion zur automatischen E-Mail-Benachrichtigung ist jedoch nicht Bestandteil des Standarddialogs. Stattdessen werden neue Genehmigungsanfragen standardmäßig in Microsoft Teams bereitgestellt, wo sie direkt bearbeitet oder genehmigt werden können. Wer zusätzlich eine E-Mail erhalten möchte, kann dies mithilfe der SharePoint-Regeln umsetzen. Über...
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Power Automate: Flow is not executing for one or multiple users

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In one of my last projects for a client, I had a problem with a Power-Automate flow. After the internal IT department changed my email address, I encountered a problem with my Power Automate flow—especially for the trigger action 😒. Typically, the flow should run automatically when someone adds or modifies an item in the list. But when I added or modified items in the list, nothing happened—the Power-Automate flow was not triggering. For most other users, the behavior was correct, and the flow started and ran after they made changes to the list. The first attempt to solve such a trigger issue is to disable the flow and reactivate it (a simple turn-off-and-on-again try). But this time I had no luck with this simple approach. Turn off and on a Power-Automate flow I started checking permissions, connections, and owner settings. I knew from other projects that sometimes such behavior is possible when something is wrong with these settings. I could not identify a connection or permission ...
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SharePoint & Teams Dashboard: Flexible Karten, dynamische Inhalte & personalisierte Inhalte

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🤔 Wusstest du, dass SharePoint-Dashboards personalisierte Inhalte für jeden Benutzer anzeigen können? Mit Adaptive Cards und Microsoft Graph ist das einfacher als gedacht. In diesem Video zeige ich, wie die Dashboard-Komponente für SharePoint effektiv eingesetzt werden kann. Der Schwerpunkt liegt auf den verschiedenen Kartentypen und den Möglichkeiten zur Personalisierung. Ein besonderer Vorteil des Dashboards besteht darin, dass Benutzer auch ohne Bearbeitungsrechte ihre persönliche Startseite anpassen und eigene Karten mit bedeutenden Links erstellen können. Dadurch lässt sich der Zugriff auf häufig genutzte Dokumente, Formulare oder Anwendungen deutlich vereinfachen. Neben einfachen Link-Karten stehen Administratoren und Seitenbesitzern zahlreiche weitere Kartentypen zur Verfügung. So können etwa Dokumentbibliotheken, Genehmigungsanfragen, Termine, Planner-Aufgaben oder persönliche SharePoint-Websites direkt auf dem Dashboard angezeigt werden. Diese vorkonfigurierten Karten können...
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Updates für die Homepage

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In dem unteren Video stelle ich eine neue Funktion für SharePoint-Homepages vor, die eine verbesserte Integration in Microsoft Teams ermöglicht. Administratoren können künftig festlegen, wie eine SharePoint-Startseite innerhalb von Teams dargestellt werden soll. Dabei stehen zwei Layoutvarianten zur Verfügung: ein festes Layout mit integrierten Bereichen für News, Ressourcen und ein personalisierbares Dashboard sowie ein benutzerdefiniertes Layout, das die SharePoint-Seite nahezu unverändert in Teams anzeigt. Das feste Layout bietet Anwendern direkten Zugriff auf essenzielle Inhalte wie Nachrichten, Schnellzugriffe und individuelle Dashboard-Karten. Gleichzeitig können Administratoren zentrale Ressourcen und Links bereitstellen und diese mithilfe von Zielgruppensteuerung nur bestimmten Benutzergruppen anzeigen. Auch Ankündigungen lassen sich gezielt für ausgewählte Gruppen veröffentlichen, zeitlich steuern und mit weiterführenden Informationen verknüpfen. Ferner zeigt das Video, wi...
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SharePoint Notify Service: Benachrichtigungen in SharePoint-Listen und Bibliotheken einrichten

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In dem unteren Video wird erläutert, wie das neue SharePoint-Notified-System genutzt werden kann, um Benachrichtigungen für Änderungen in SharePoint-Listen und -Bibliotheken einzurichten. Dadurch können Benutzer automatisch über neue Einträge, Änderungen oder Löschungen informiert werden. Voraussetzungen Bevor Benachrichtigungen eingerichtet werden können, muss die entsprechende App in SharePoint verfügbar sein. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: Ein SharePoint-Administrator installiert und aktiviert die Erweiterung zentral für die gesamte Umgebung. Alternativ kann die App manuell über „App hinzufügen“ auf der jeweiligen SharePoint-Seite installiert werden. Nach der Installation steht die Benachrichtigungsfunktion direkt in Listen und Bibliotheken zur Verfügung. Benachrichtigung erstellen Um eine Benachrichtigung einzurichten, öffnet man die gewünschte Liste oder Bibliothek u...
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SharePoint Notify Service: Einrichtung von Teams

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Microsoft Teams als Benachrichtigungskanal für den SharePoint-Benachrichtigungsdienst einrichten In dem folgenden Video wird gezeigt, wie Microsoft Teams als zusätzlicher Benachrichtigungskanal für den SharePoint-Benachrichtigungsdienst ( https://www.sp-notify-system.io ) konfiguriert wird. Microsoft Teams kann als zusätzlicher Benachrichtigungskanal für den SharePoint-Benachrichtigungsdienst verwendet werden. Dafür wird zunächst eine App-Registrierung in Microsoft Entra erstellt und ein geheimer Clientschlüssel generiert. Anschließend wird ein Azure-Bot-Service eingerichtet, mit der App-Registrierung verknüpft und der Kanal „Microsoft Teams“ aktiviert. Nach der Konfiguration des Nachrichten-Endpunkts werden die erforderlichen Daten (Client-ID, Secret und Service-URL) im SharePoint-Benachrichtigungsdienst hinterlegt. URL des Nachrichtenendpunkts: https://spsharednotifymanager.azurewebsites.net/api/Conversations/{mandanten-id} Danach lässt sich ein Teams-App-Paket erzeugen, im Te...
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Die neue Skill-Funktionalität in SharePoint: So wird KI zum digitalen Teammitglied

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Mit der neuen Skill-Funktionalität erweitert Microsoft SharePoint die KI-Fähigkeiten von SharePoint deutlich. Unternehmen können der integrierten KI jetzt wiederverwendbare Arbeitsabläufe, Regeln und Prozesse „beibringen“ – ganz ohne Programmierung. Statt einzelner Prompts entstehen strukturierte, wiederverwendbare Skills, die Teams produktiver machen und Prozesse standardisieren. Die Funktion befindet sich aktuell im Public Preview und ist Teil von „AI in SharePoint“, dem Nachfolger der bisherigen Knowledge-Agent-Initiative. Das folgende Video zeigt die Verwendung von Skills anhand eines konkreten Beispiels: Was sind SharePoint Skills? Skills sind wiederverwendbare KI-Workflows innerhalb von SharePoint. Sie bündeln mehrere Schritte in einem wiederholbaren Prozess und ermöglichen es, organisationsspezifische Regeln oder Standards dauerhaft zu hinterlegen. Ein Skill kann beispielsweise: Vertragsdokumente prüfen Inhalte klassifizieren Listen automatisch aktualisieren D...
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