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Die neue Skill-Funktionalität in SharePoint: So wird KI zum digitalen Teammitglied

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Mit der neuen Skill-Funktionalität erweitert Microsoft SharePoint die KI-Fähigkeiten von SharePoint deutlich. Unternehmen können der integrierten KI jetzt wiederverwendbare Arbeitsabläufe, Regeln und Prozesse „beibringen“ – ganz ohne Programmierung. Statt einzelner Prompts entstehen strukturierte, wiederverwendbare Skills, die Teams produktiver machen und Prozesse standardisieren. Die Funktion befindet sich aktuell im Public Preview und ist Teil von „AI in SharePoint“, dem Nachfolger der bisherigen Knowledge-Agent-Initiative. Das folgende Video zeigt die Verwendung von Skills anhand eines konkreten Beispiels: Was sind SharePoint Skills? Skills sind wiederverwendbare KI-Workflows innerhalb von SharePoint. Sie bündeln mehrere Schritte in einem wiederholbaren Prozess und ermöglichen es, organisationsspezifische Regeln oder Standards dauerhaft zu hinterlegen. Ein Skill kann beispielsweise: Vertragsdokumente prüfen Inhalte klassifizieren Listen automatisch aktualisieren D...
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How to Set Up a Microsoft 365 Tenant: A CHECK LIST

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Deploying Microsoft 365 for your organization is much more than just signing up for a subscription. Done right, it involves careful planning, a structured rollout, and ongoing governance. Here's a high-level summary of everything you need to cover. All steps summarized in a check list. Set up a new MS365 Tenant You can download the full check list from here: Tenant MS365 - Check list 1. Start with a Plan Before touching any settings, define your goals. Are you migrating email, enabling collaboration, or building a company intranet? Audit your current systems, choose the right licensing model, and decide how your identities will be managed — cloud-only, hybrid with on-premises Active Directory, or federated via ADFS. 2. Create and Configure Your Tenant Set up at least two global admin accounts, verify your custom domain(s), and configure the necessary DNS records — including MX, SPF, DKIM...
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KI-Funktionen in SharePoint: Überblick und aktueller Stand (vormals: Wissens-Agent)

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KI-Agenten in SharePoint: Überblick und aktueller Stand In diesem Post und unteren Video geht es um die aktuellen KI-Funktionen in SharePoint, insbesondere um die Weiterentwicklung des früheren „Wissensagenten“, der inzwischen als integrierte Agentenfunktion verfügbar ist. Was hat sich geändert? Die ursprünglich vorgestellten Wissensagenten wurden weiterentwickelt und sind nun fester Bestandteil der SharePoint-Umgebung. Ziel ist es, Nutzern eine intelligentere Interaktion mit Inhalten und Informationen zu ermöglichen. Zugriff und Voraussetzungen Die KI-Agenten stehen direkt in der SharePoint-Oberfläche zur Verfügung, typischerweise am unteren Bildschirmrand. Voraussetzung für die Nutzung ist: eine entsprechende Copilot-Lizenz oder eine aktive Pay-as-you-Lizenz Nur berechtigte Nutzer sehen und verwenden diese Funktion. Funktionen und Nutzen Die Agenten unterstützen Nutzer dabei: Inhalte schneller zu finden Fragen zu Dokumenten oder Seiten zu beantworten Informationen k...
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SharePoint Notification: replacement for retired alerts

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SharePoint Alerts will be discontinued on July 26, so I built a replacement solution to preserve similar notification functionality within SharePoint. The goal was to keep alerts simple and easy to use. For this I implemented a custom list view command to integrate my new notification interface directly into any SharePoint list or library. Users can create notifications by defining a meaningful title and managing multiple notifications, which can also be temporarily disabled. In case of E-Mail notification the users must choose recipients who should receive notifications about list or library changes. Notifications can be delivered via E-Mail or Microsoft Teams by selecting a specific team and channel. The system allows configuration of: Which changes trigger notifications (all updates, additions, or deletions) Whose changes should be tracked (anyone’s changes, changes affecting the user’s items, or changes within a specific view) Notification frequency (immediate, daily summary...
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SharePoint & Copilot & Power-Automate: Rechnung KI-basiert analysieren in Excel protokollieren & in SharePoint bereitstellen

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In vielen Unternehmen ist die Verarbeitung eingehender Rechnungen noch immer ein manueller Prozess: E-Mails werden geprüft, Anhänge gespeichert, Daten übertragen und Aufgaben verteilt. Der im Video gezeigte Ansatz demonstriert, wie sich dieser Ablauf mithilfe moderner Automatisierung innerhalb von Microsoft 365 und Copilot deutlich effizienter gestalten lässt. Das Beste daran: Die meisten haben bereits die geeigneten Lizenzen, um diesen Prozess abbilden zu können. Wenn keine Copilot-Lizenz vorliegt, kann auch ein flexibles Abrechnungsmodell für die KI-Funktionen verwendet werden. Ausgangssituation Rechnungen treffen typischerweise über ein gemeinsames E-Mail-Postfach ein. Diese Dokumente müssen geprüft, archiviert und den zuständigen Personen zugewiesen werden. Ohne Automatisierung entsteht dabei ein hoher Zeitaufwand sowie ein erhöhtes Fehlerrisiko. Die automatisierte Lösung im Überblick Die in meinen Video vorgestellte Lösung automatisiert die komplette Verarbeitung ei...
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SharePoint Online: Automatische Erstellung von Word und PDF-Dokument auf Basis einer Word-Vorlage

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In vielen Unternehmen existieren zahlreiche Word-Vorlagen. Oft werden diese auch für Antragsformulare verwendet. Ebenfalls werden Word-Vorlagen für vorgefertigte Dokumente, wie z. B. für Verträge, hinterlegt. Diese Vorlagen enthalten oft Platzhalter für konkrete Kunden- und Stammdaten, die bei jeder Dokumentenerstellung entsprechend mit den konkreten Daten ersetzt werden müssen. Um diesen Ablauf in Zukunft zu erleichtern, wird in SharePoint Bibliotheken eine neue KI-basierte Unterstützung names "Generierung strukturierter Dokumente in einer SharePoint-Dokumentbibliothek" eingeführt. Mit der strukturierten Dokumentgenerierung können Word Dokumentvorlagen in intelligente, KI-gestützte Formulare umgewandelt werden. Wenn ein Benutzer ein Formular absendet, wird automatisch ein neues Dokument aus der Vorlage generiert, wobei die übermittelten Werte in den entsprechenden Feldern zusammengeführt werden. Dadurch werden jedes Mal konsistente, kontrollierte Dokumente erstellt, ohne da...
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SPFx development: Use the this.context.pageContext

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When I build solutions with the SharePoint Framework (SPFx), one of the most valuable objects I rely on is this.  context.pageContext . It gives me rich, contextual information about where my web part or extension is running—without requiring additional API calls. The following image shows the possible information that you can get. Overview about the pageContext In this post, I’ll walk through how I use this.context.pageContext in my day-to-day development, and how it helps me access detailed information about the current site, web, list, list item, user, and tenant. I’ll also share a couple of practical examples using isInitialized and cultureInfo . Understanding this.context.pageContext In SPFx, every component (web part or extension) gets access to a context object. Inside that, pageContext provides metadata about the current page and its environment. console.log(this.context.pageContext); This object is structured into several sub-properties, each representing a differe...
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