Mein Blick auf SharePoint & M365 & .NET aus der Sicht eines Full-Stack Entwicklers

SharePoint Alerts will be discontinued on July 26, so I built a replacement solution to preserve similar notification functionality within SharePoint. The goal was to keep alerts simple and easy to use. For this I implemented a custom list view command to integrate my new notification interface directly into any SharePoint list or library. Users can create notifications by defining a meaningful title and managing multiple notifications, which can also be temporarily disabled. In case of E-Mail notification the users must choose recipients who should receive notifications about list or library changes. Notifications can be delivered via E-Mail or Microsoft Teams by selecting a specific team and channel. The system allows configuration of: Which changes trigger notifications (all updates, additions, or deletions) Whose changes should be tracked (anyone’s changes, changes affecting the user’s items, or changes within a specific view) Notification frequency (immediate, daily summary...

I think a lot of SharePoint users are already informed about the upcoming retirement of the SharePoint built-in feature Alerts 😔. Retired Alert feature in SharePoint As you can see in the screenshot, the alert feature will be switched off in July 2026. This means you cannot use this feature anymore. That's why I decided to implement a custom solution to rescue this function. Let me first give you a quick overview of the solution. My custom solution is based on the following pieces: A custom ListView Command Set to integrate a button to each list or library in SharePoint. Webhooks to listen for changes. To access SharePoint data, my solution needs an Entra app registration. I use an on-behalf-flow for the client app and an app-only flow for the background system. To provide the necessary functionality, I use multiple Azure functions to provide REST endpoints and to realize the notification system based on a scheduler trigger. And I use an SQL server to store all ...

Mittels SharePoint Benachrichtigungen (SharePoint Alerts) konnte man sich sehr einfach über Änderungen an Listeneinträgen oder Dokumente informieren lassen. Diese Funktion wird jedoch in der nächsten Zeit schrittweise deaktiviert und schlussendlich vollständig entfernt. Laut Microsoft liegt der Grund darin, dass man die Benachrichtigungs- und Alarm-Funktionen modernen, flexibleren und besser integrierbaren Technologien übergeben will. Benachrichtigungen (Alerts sind) vergleichsweise alt, haben eingeschränkte Anpassbarkeit und sind nicht ideal, um mit den neueren Microsoft 365-Features zu skalieren. Zeitplan der Deaktivierung von Benachrichtigungen in SharePoint Online Um sich einen Überblick zu verschaffen, ob und in welchen Umfang Benachrichtigungen im eigenen Microsoft 365 Mandanten verwendet werden, kann das Microsoft 365 Bewertungstool verwendet werden. Das Microsoft 365 Bewertungstool hilf die Nutzung von SharePoint-Warnungen innerhalb eines Mandanten zu identifizieren und ausz...

SharePoint Listen- und Bibliotheken stellen eine einfache Möglichkeit bereit, sich über Änderungen informieren zu lassen. Besteht lediglich die Anforderung sich über neue, gelöschte oder aktualisierten Listeneintragen informiert zu lassen, kann eine einfache Funktion verwendet werden. Die Anlage eines umfangreichen Power Automate Flow ist dazu nicht selbst notwendig. Das folgende Video verdeutlicht die Funktion.

SharePoint Online, bzw. Office 365 allgemein, ermöglicht es auf einfacher Art und Weise Inhalte mit externen Personen zu teilen. Auch wenn die Funktion einfach zu verwenden ist, kann es mit der Zeit sehr unübersichtlich werden und es besteht die Gefahr, dass der Überblick verloren geht, welche Dateien mit wem extern geteilt wurden. Ich empfehle daher oft, auf die Teilungsfunktion möglichst zu verzichten und eher ein verwaltetes Berechtigungskonzept zu verwenden. Wird die Teilungsfunktion verwendet, macht es Sinn sich die geteilten Inhalte zu protokollieren. Ansonsten wird es spätestens dann schwierig, wenn ein Benutzer alle externen Zugriffe wieder entzogen werden sollen. Das folgende Video zeigt zunächst, wie herausgefunden werden kann, welche Inhalte mit wem geteilt wurden. Am Ende wird noch demonstriert, wie eine Richtlinie in Microsoft Purview zur Überwachung des externen Teilens von Inhalten erstellt werden kann.  Hinweis: Die Möglichkeiten, ob Inhalte überhaupt geteilt w...