Von der E-Mail zum fertigen PDF: Dokumente mit Word-Vorlagen und SharePoint automatisieren

Eine kurze E-Mail genügt, und daraus entsteht ein vollständig ausgefüllter Urlaubsantrag: Der Workflow liest die Angaben aus, trägt sie in eine Word-Vorlage ein und legt das fertige Dokument in SharePoint ab. Auf Wunsch erzeugt er anschließend auch eine PDF-Datei. Für die PDF-Erstellung ist kein externer Dienst und kein zusätzlicher Drittanbieter erforderlich. Dafür kommt der Microsoft-Connector Word Online (Business) zum Einsatz.

Im Video passe ich den zuvor vorgestellten Workflow zur Verarbeitung von E-Mails für Urlaubsanfragen im Copilot Studio an. Im Mittelpunkt steht diesmal die Dokumenterstellung: Eine vorbereitete Word-Vorlage mit Eingabefeldern ersetzt den bisherigen Weg über einen externen PDF-Dienst.

Das nachfolgende Video zeigt den abgeänderten Agenten-Workflow im Detail.

Teil 1:
Vom Urlaubswunsch zum fertigen PDF: Geschäftsprozesse mit Copilot Studio und Skills automatisieren 
Teil 2:
Copilot Studio Agent erweitern: Zusätzliche Datenquellen nutzen und strukturierte Ergebnisse ausgebe
Teil 3:
 Copilot Studio Agents aus Workflows aufrufen und strukturierte Daten weiterverarbeiten
Dieser Artikel:
Von der E-Mail zum fertigen PDF: Dokumente mit Word-Vorlagen und SharePoint automatisieren

Der Ablauf: Aus einer Nachricht wird ein Dokument

Ein Mitarbeiter schreibt beispielsweise: „Ich möchte vom 12. bis 16. Oktober Urlaub nehmen.“ Der bestehende Prozess analysiert die Nachricht, ermittelt den Zeitraum und stellt die benötigten Informationen für die nächsten Schritte bereit. Dazu gehören etwa Name, Abteilung, erster und letzter Urlaubstag, Urlaubsdauer sowie die E-Mail-Adresse der zuständigen Führungskraft.

Diese strukturierten Angaben bilden die Grundlage für das Dokument. Niemand muss sie erneut in ein Formular übertragen. Der Ablauf besteht aus folgenden Schritten:

1. Eine eingehende E-Mail startet den Workflow.
2. Der E-Mail-Inhalt wird ausgewertet und die benötigten Angaben werden bereitgestellt.
3. Der Flow übergibt die Werte an die Felder einer vorbereiteten Word-Vorlage.
4. SharePoint erzeugt daraus ein ausgefülltes Word-Dokument basierend auf einer hinterlegten Vorlage im festgelegten Zielordner.
5. Word Online (Business) wandelt dieses Dokument in PDF um.
6. Der Flow speichert die PDF-Datei in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek.
7. Optional wird das erzeugte Word-Dokument nach erfolgreicher PDF-Ablage gelöscht.

Die Word-Vorlage in SharePoint vorbereiten

Die Grundlage ist ein Word-Dokument mit dem gewünschten Formularlayout. Im Beispiel enthält es die Felder eines Urlaubsantrags. Überschriften, Tabellen und erläuternde Texte werden in der Vorlage gestaltet; die wechselnden Angaben werden später automatisch eingefügt.

Im Video lade ich die vorbereitete Word-Datei in eine SharePoint-Dokumentenbibliothek hoch. Über den Bereich „Forms“ wird anschließend ein Formular zur Dokumentgenerierung eingerichtet. Dabei werden ein Zielordner für die erstellten Dokumente und die zu verwendende Vorlage festgelegt.

Die erkannten Felder werden übernommen und an den passenden Stellen im Dokument eingesetzt. So erhält beispielsweise der Mitarbeitername seinen Platz im Kopfbereich, während Beginn, Ende und Dauer des Urlaubs in den entsprechenden Tabellenzellen erscheinen. Entscheidend ist die Zuordnung: Jedes Eingabefeld muss mit der richtigen Stelle in der Vorlage verbunden sein.

Formulareingaben direkt aus dem Workflow übernehmen

Nach der Veröffentlichung lässt sich das Formular grundsätzlich auch über einen Link ausfüllen. Das wäre beispielsweise praktisch, wenn Beschäftigte ihren Antrag selbst über eine Eingabemaske erfassen sollen. Im gezeigten Ablauf übernimmt jedoch der Workflow diese Aufgabe: Die Angaben liegen durch die vorherige E-Mail-Verarbeitung bereits vor.

Dazu verwende ich die SharePoint-Aktion „Generate a document from a form“, die im Video als Vorschau gekennzeichnet ist. Nach der Auswahl von Website, Bibliothek und Formular stehen dessen Eingabefelder im Flow zur Verfügung. Diesen Feldern werden die Ergebnisse der vorherigen Verarbeitung zugewiesen.

Aus dem ermittelten Namen wird damit der Name im Antrag, aus dem erkannten Urlaubsbeginn der erste Urlaubstag. Bei Datumsangaben muss das übergebene Format zum erwarteten Eingabeformat der Aktion passen. Im gezeigten Beispiel werden die Datumswerte deshalb vor der Übergabe passend formatiert.

Das Ergebnis ist ein ausgefülltes Word-Dokument im vorgesehenen SharePoint-Ordner. Der Test im Video zeigt, dass unter anderem Mitarbeitername, Abteilung, Zeitraum und Dauer aus dem Workflow in die Vorlage übernommen wurden.

PDF-Erstellung mit dem Microsoft-Word-Connector

Für eine PDF-Version wird der Flow um die Aktion „Convert Word Document to PDF“ des Connectors Word Online (Business) erweitert. Sie liefert eine PDF-Version der ausgewählten Word-Datei. Ein zusätzlicher PDF-Dienst eines Drittanbieters ist dafür nicht erforderlich.

Die Quelldatei wird dynamisch aus dem vorherigen Schritt übernommen. Im Video wird dazu der Zielordner mit dem zurückgegebenen Dateinamen kombiniert. Dadurch verarbeitet der Flow bei jedem Durchlauf genau den gerade erzeugten Antrag.

Hinweis zur Lizenzierung: Der Connector stammt direkt von Microsoft, ist in Power Automate und Copilot Studio jedoch als Premium eingestuft. „Ohne externen Dienst“ bedeutet daher nicht automatisch „ohne zusätzliche Lizenzanforderungen“. Details stehen in der Microsoft-Dokumentation zu Word Online (Business).

Die PDF-Datei innerhalb des Flows in SharePoint speichern

Mit der Konvertierung allein ist die PDF-Datei noch nicht in der gewünschten Bibliothek abgelegt. Dafür folgt eine weitere SharePoint-Aktion: „Datei erstellen“. Sie erhält die Zielwebsite, den gewünschten Ordner, einen Dateinamen mit der Endung .pdf und den PDF-Dateiinhalt aus dem Konvertierungsschritt.

So entstehen beispielsweise aus Urlaubsantrag_Anna_Becker.docx und dessen Inhalt die Datei Urlaubsantrag_Anna_Becker.pdf. Die Ablage erfolgt vollständig innerhalb des Workflows. Die fertige PDF steht anschließend in der SharePoint-Bibliothek für die weitere Bearbeitung oder einen nachgelagerten Genehmigungsprozess bereit.

Optional: Das Word-Dokument anschließend löschen

Wer beide Formate benötigt, behält Word und PDF gemeinsam in SharePoint. Soll ausschließlich die PDF-Datei bestehen bleiben, lässt sich der Flow um einen Löschschritt ergänzen. Dieser sollte erst ausgeführt werden, nachdem die Konvertierung und die Speicherung der PDF erfolgreich abgeschlossen wurden.

Gelöscht wird dabei nur das für diesen Vorgang erzeugte Word-Dokument. Die ursprüngliche Word-Vorlage bleibt erhalten und kann für weitere Anträge verwendet werden.

Auch für andere Geschäftsprozesse nutzbar

Dasselbe Prinzip lässt sich beispielsweise auf Teilnahmebestätigungen, interne Anträge oder Übergabeprotokolle übertragen. Die Vorlage bestimmt Aufbau und Gestaltung, während der Workflow die passenden Daten liefert. So wird aus bereits vorhandenen Informationen automatisch ein einheitliches Dokument – bei Bedarf einschließlich PDF-Erstellung und zentraler Ablage in SharePoint.