SharePoint Online: Inhalte extern geteilt, mit wem? Automatische Warnung einrichten in Microsoft Purview für das externe Teilen

SharePoint Online, bzw. Office 365 allgemein, ermöglicht es auf einfacher Art und Weise Inhalte mit externen Personen zu teilen. Auch wenn die Funktion einfach zu verwenden ist, kann es mit der Zeit sehr unübersichtlich werden und es besteht die Gefahr, dass der Überblick verloren geht, welche Dateien mit wem extern geteilt wurden. Ich empfehle daher oft, auf die Teilungsfunktion möglichst zu verzichten und eher ein verwaltetes Berechtigungskonzept zu verwenden. Wird die Teilungsfunktion verwendet, macht es Sinn sich die geteilten Inhalte zu protokollieren. Ansonsten wird es spätestens dann schwierig, wenn ein Benutzer alle externen Zugriffe wieder entzogen werden sollen. Das folgende Video zeigt zunächst, wie herausgefunden werden kann, welche Inhalte mit wem geteilt wurden. Am Ende wird noch demonstriert, wie eine Richtlinie in Microsoft Purview zur Überwachung des externen Teilens von Inhalten erstellt werden kann. 

Hinweis: Die Möglichkeiten, ob Inhalte überhaupt geteilt werden dürfen und von wem, kann - wie schon an anderer Stelle gezeigt wurde, granular in SharePoint Online / Office 365 konfiguriert werden.

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