Copilot für SharePoint: Von der Beschreibung zur kompletten Website

Ich brauche eine Website für unsere Immobilienverwaltung – mit Mietern, Verträgen, Terminen und Schadensmeldungen.

Eine solche Beschreibung steht häufig am Anfang eines SharePoint-Projekts. Anschließend müssen die passenden Seiten, Listen und Dokumentbibliotheken eingerichtet und miteinander verbunden werden. Genau bei dieser Arbeit unterstützt der im Video vorgestellte SharePoint Builder mit Copilot.

Mit Copilot für SharePoint lässt sich eine umfangreiche Teamwebsite oder Kommunikationswebsite auf Grundlage einer einfachen Beschreibung in natürlicher Sprache planen und erstellen. Dazu können mehrere Seiten, strukturierte Listen, Dokumentbibliotheken, Ansichten und Verknüpfungen gehören. Im Video zeige ich den Ablauf anhand einer Teamwebsite zur Verwaltung von Immobilien und Mietverträgen.

Beschreiben, was gebraucht wird

Der Einstieg erfolgt im Video über den Bereich „Build“ auf der neuen SharePoint-Startseite. Dort lässt sich beschreiben, welche Website entstehen soll und welche Aufgaben sie unterstützen muss. Dafür genügt eine Formulierung, wie man sie auch einem Kollegen oder einem Dienstleister geben würde.

Ob eine Teamwebsite für die gemeinsame Arbeit oder eine Kommunikationswebsite zur Bereitstellung von Informationen benötigt wird: Hilfreich sind vor allem Angaben zum Zweck, zur Zielgruppe und zu den gewünschten Inhalten. Für die Immobilienverwaltung geht es beispielsweise um die tägliche Zusammenarbeit von Hausverwaltung und Hausmeister.

Die Anforderung aus dem Beispiel im Video lässt sich sinngemäß so formulieren:

Erstelle eine SharePoint-Website für die Verwaltung von Mietverträgen eines Immobilienobjekts. Lege eine Mieterliste mit Vorname, Nachname, Mietbeginn und Kontaktdaten an. Erstelle eine Dokumentbibliothek für Mietverträge mit Angaben zum Mieter und zur Vertragsnummer. Ergänze einen Kalender für wichtige Termine sowie eine Liste für Schadensmeldungen. Dort sollen unter anderem Mieter, Mietobjekt, Beschreibung, Bilder, gewünschter Reparaturtermin, Dringlichkeit und Bearbeitungsstatus erfasst werden können.

Programmierkenntnisse sind für diese Beschreibung nicht erforderlich. Entscheidend ist, die fachlichen Wünsche verständlich auszudrücken. Je klarer beschrieben wird, welche Informationen zusammengehören und wie die Website genutzt werden soll, desto gezielter kann Copilot einen passenden Aufbau vorschlagen.

Copilot fragt nach und entwickelt einen Plan

Nach dem Absenden analysiert Copilot die Anforderungen und stellt im Beispiel zunächst Rückfragen: Wer wird die Website hauptsächlich verwenden? Geht es um ein einzelnes Gebäude oder um mehrere Gebäude mit unterschiedlichen Mietobjekten?

Im Gespräch wird klargestellt, dass Hausverwaltung und Hausmeister intern mit der Website arbeiten und mehrere Gebäude verwaltet werden sollen. Zusätzlich sollen Mieter ohne eigenes SharePoint-Konto Schäden über ein Formular melden können. Damit wird bereits während der Planung sichtbar, welche Anforderungen zur internen Verwaltung gehören und wo ein zusätzlicher Zugang für Außenstehende benötigt wird.

Die Website entsteht Schritt für Schritt im Dialog. Fehlende Informationen lassen sich ergänzen, Wünsche präzisieren und neue Ideen aufnehmen. Anschließend zeigt Copilot einen Plan mit den vorgesehenen Bestandteilen.

Seiten, Listen und Dokumente bilden eine gemeinsame Struktur

Für die Immobilienverwaltung schlägt Copilot eine Startseite sowie mehrere Listen und eine Dokumentbibliothek vor. Im weiteren Verlauf kommen eine Rechnungsbibliothek und eine zusätzliche Übersichtsseite hinzu. Der geplante Aufbau umfasst damit folgende Bereiche:

Bereich	Aufgabe
Startseite	Zentraler Einstieg in die Immobilienverwaltung.
Gebäude und Mietobjekte	Strukturierte Verwaltung der Gebäude und ihrer vermietbaren Einheiten.
Mieter	Erfassung von Namen, Kontaktdaten und Angaben zum Mietverhältnis.
Mietverträge	Ablage der Vertragsdokumente mit ergänzenden Informationen und Zuordnungen.
Wichtige Termine	Verwaltung objektbezogener Termine mit passenden Ansichten.
Schadensmeldungen	Erfassung von Schäden, Dringlichkeit und Bearbeitungsstatus.
Rechnungen	Zusätzliche Dokumentbibliothek für Rechnungen und deren Begleitinformationen.
Objekt- und Vertragsübersicht	Zusätzliche Seite zur gemeinsamen Darstellung zusammengehöriger Informationen.

Besonders hilfreich sind die vorgesehenen Verknüpfungen zwischen den Informationen. Ein Mietvertrag kann beispielsweise auf einen Eintrag in der Mieterliste verweisen. So muss der Mieter nicht bei jedem Dokument erneut als freier Text eingetragen werden. Auch bei Schadensmeldungen werden im erzeugten Ergebnis Bezüge zu Gebäuden und Mietobjekten sichtbar.

Diese Beziehungen machen aus den einzelnen Ablagen eine zusammenhängende Arbeitsumgebung. Copilot berücksichtigt dabei auch Spalten und Ansichten, über die sich Informationen später gezielter erfassen und anzeigen lassen.

Den Vorschlag direkt prüfen und erweitern

Der Plan wird als grafische Übersicht dargestellt. Die vorgesehenen Seiten, Listen und Bibliotheken sowie deren Spalten und Ansichten können dort analysiert werden. Im Video können beispielsweise nicht benötigte Elemente entfernt, Namen angepasst und Standardansichten ausgewählt werden.

Die übersichtliche Ansicht im Builder

Für Ergänzungen steht weiterhin der Chat zur Verfügung. Drei Beispiele zeigen, wie sich der Entwurf während der Planung weiterentwickeln lässt.

Eine Bibliothek für Rechnungen ergänzen

Erstelle eine weitere Bibliothek für die Verwaltung von Rechnungen. Jede Rechnung soll genau einem Mietvertrag zugeordnet werden.

Copilot ergänzt die Bibliothek und schlägt zusätzliche Angaben wie Rechnungsnummer und Betrag vor. Bei der Kontrolle zeigt sich allerdings, dass die Zuordnung noch nicht vollständig zur Anforderung passt: Sichtbar ist ein Bezug zum Mieter, obwohl ein Bezug zum Mietvertrag gewünscht war. Dieses Detail macht deutlich, warum sich ein genauer Blick auf den Plan lohnt.

Ein zusätzliches Feld anlegen

Ergänze in der Liste „Wichtige Termine“ die Spalte „Miettermine“ als Ja/Nein-Feld.

Im Beispiel ergänzt Copilot das gewünschte Feld und erstellt außerdem eine passende Ansicht. Damit lassen sich die entsprechend gekennzeichneten Termine gesammelt anzeigen. Eine kurze Anweisung führt also zu einer konkreten Erweiterung der geplanten Struktur.

Eine neue Übersichtsseite erstellen

Füge eine Seite mit einer Übersicht über Mietobjekte und Mietverträge hinzu. Nach Auswahl eines Mietobjekts sollen die zugehörigen Mieter angezeigt werden.

Auch diese Seite wird in den Plan aufgenommen und später erstellt. Im Video ist die vorbereitete Darstellung mit Mietobjekten und zugehörigem Mieterbereich zu sehen. Da die Mieterliste aber leider noch leer ist, lässt sich die vollständige Anzeige zusammengehöriger Daten noch nicht demonstrieren.

Aus dem Plan wird eine SharePoint-Website

Wenn der Aufbau passt, lässt sich die Erstellung über „Build“ starten. Zuvor können unter anderem Websitename, Websiteadresse und Sprache festgelegt werden. Im gezeigten Beispiel entsteht eine Teamwebsite.

SharePoint legt anschließend die vorgesehenen Bestandteile an. Je nach Umfang kann dieser Vorgang einige Minuten dauern. Danach lässt sich die neue Website öffnen und direkt prüfen: Die Navigation führt zu den Listen und Bibliotheken, und in den Eingabeformularen sind die angelegten Felder verfügbar.

Für Gebäude und Mietobjekte wurden im Beispiel bereits einige Beispieldaten erzeugt. Damit kann man den Aufbau leichter ausprobieren. Diese Einträge lassen sich später entfernen und durch eigene Daten ersetzen.

Praktisch ist auch die Dokumentation: Der Erstellungsplan wird im gezeigten Ablauf als Datei in der Website abgelegt. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welcher Aufbau vorgesehen war. Die entstandene Website kann anschließend mit den gewohnten SharePoint-Funktionen weiterbearbeitet werden; auch Copilot steht im Video für weitere Anpassungen bereit.

Wo im Beispiel noch Handarbeit erforderlich ist

Bei der gewünschten Schadensmeldung durch externe Mieter zeigt das Video eine Grenze des Builders. Copilot kann das angeforderte anonym zugängliche Microsoft-Forms-Formular im gezeigten Ablauf nicht automatisch erstellen. Auch nachdem auf Bilder und Dokumente verzichtet werden soll, wird das Formular nicht angelegt.

Zusätzlich weist Copilot im Video auf Einschränkungen bei anonymen Datei-Uploads in Microsoft Forms hin. Für diesen Teil der Lösung muss deshalb separat geklärt und eingerichtet werden, wie Mieter ihre Meldungen einreichen können und wie diese anschließend in der Verwaltung ankommen.

Eine erstellte Grundstruktur sollte deshalb mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen abgeglichen werden. Im Beispiel betrifft das besonders die Rechnungszuordnung, das externe Meldeformular und die Übersichtsseite, deren Verhalten mit passenden Mieterdaten noch zu prüfen ist. Der Builder übernimmt viele Einrichtungsschritte; die fachliche Kontrolle bleibt Teil der Umsetzung.

Mehr Raum für die eigentlichen Anforderungen

Der Ansatz ist besonders interessant, wenn ein Fachbereich bereits gut beschreiben kann, was er benötigt. Eine Hausverwaltung kennt ihre Gebäude, Verträge und Schadensmeldungen. Ein Projektteam kennt seine Aufgaben, Dokumente und Termine. Eine Personalabteilung weiß, welche Informationen auf einer Kommunikationswebsite für neue Beschäftigte bereitstehen sollen.

Mit einer solchen Beschreibung lässt sich ein konkreter Aufbau erarbeiten, gemeinsam besprechen und anschließend erstellen. Das kann die erste Einrichtung beschleunigen und macht Anforderungen früh greifbar: Welche Angaben fehlen noch? Welche Informationen gehören zusammen? Welche Seite unterstützt die tägliche Arbeit?

Im Video begleite ich diesen Weg von der ersten Beschreibung über die interaktive Planung bis zur erzeugten Website. Dabei wird sichtbar, wie viel Struktur Copilot bereits aus wenigen verständlichen Anweisungen ableiten kann – und an welchen Stellen sich eine gezielte Nachbearbeitung lohnt.

Weitere Informationen:
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