SharePoint Online: Abschaltung von Benachrichtigungen

Mittels SharePoint Benachrichtigungen (SharePoint Alerts) konnte man sich sehr einfach über Änderungen an Listeneinträgen oder Dokumente informieren lassen. Diese Funktion wird jedoch in der nächsten Zeit schrittweise deaktiviert und schlussendlich vollständig entfernt.

Laut Microsoft liegt der Grund darin, dass man die Benachrichtigungs- und Alarm-Funktionen modernen, flexibleren und besser integrierbaren Technologien übergeben will. Benachrichtigungen (Alerts sind) vergleichsweise alt, haben eingeschränkte Anpassbarkeit und sind nicht ideal, um mit den neueren Microsoft 365-Features zu skalieren.

Zeitplan der Deaktivierung von Benachrichtigungen in SharePoint Online

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ob und in welchen Umfang Benachrichtigungen im eigenen Microsoft 365 Mandanten verwendet werden, kann das Microsoft 365 Bewertungstool verwendet werden. Das Microsoft 365 Bewertungstool hilf die Nutzung von SharePoint-Warnungen innerhalb eines Mandanten zu identifizieren und auszuwerten, indem es die Nutzungsdaten von SharePoint-Warnungen bereitstellt und einen Power BI-Bericht daraus generiert.

Was sind die Alternativen?

  • Power Automate (Flows)
    Damit kann man Workflows einrichten, die auf Änderungen in SharePoint-Listen/Bibliotheken reagieren und Benachrichtigungen verschicken (per E-Mail oder via andere Kanäle wie Teams). Sehr flexibel, viele Anpassungsmöglichkeiten.

  • SharePoint Rules
    Eine einfachere, benutzerfreundlichere Funktion für Standard-Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen in Listen, Bibliotheken etc. Weniger mächtig als Power Automate, aber leichter zu nutzen.

  • SharePoint Webhooks
    Ermöglichen eine programmatische Behandlung von Listen- bzw. Bibliothek-Ereignissen

Das nachfolgende Video gibt einen Überblick über den Zeitplan und die möglichen Alternativen.



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