Standard SharePoint-Freigabe Prozess um E-Mail-Benachrichtigung erweitern

SharePoint bietet für Listen und Dokumentbibliotheken einen integrierten Freigabeprozess, der sich über Integrate → Approvals aktivieren lässt. Nach der Einrichtung können Standard-Genehmiger hinterlegt werden, sodass Benutzer Genehmigungsanfragen mit wenigen Klicks starten können. Anschließend erscheint in der Liste eine zusätzliche Spalte für Genehmigungsanfragen, über die sich Freigaben verwalten lassen.

Der Standardprozess bietet verschiedene Optionen, beispielsweise mehrere Genehmiger zu definieren oder festzulegen, ob alle Beteiligten zustimmen müssen. Die Genehmiger können bei Bedarf auch während der Anfrage angepasst werden. Eine Funktion zur automatischen E-Mail-Benachrichtigung ist jedoch nicht Bestandteil des Standarddialogs. Stattdessen werden neue Genehmigungsanfragen standardmäßig in Microsoft Teams bereitgestellt, wo sie direkt bearbeitet oder genehmigt werden können.

Wer zusätzlich eine E-Mail erhalten möchte, kann dies mithilfe der SharePoint-Regeln umsetzen. Über Integrate → Regeln lässt sich eine Regel erstellen, die beim Ändern eines Listeneintrags automatisch eine E-Mail versendet. Als Bedingung kann beispielsweise der Genehmigungsstatus Requested gewählt werden, sodass die Benachrichtigung nur bei neu eingereichten Freigabeanfragen erfolgt.

Als Empfänger können entweder beliebige E-Mail-Adressen oder automatisch die hinterlegten Genehmiger ausgewählt werden. Zusätzlich lässt sich eine individuelle Nachricht ergänzen, um den Empfängern weitere Informationen oder eine Handlungsaufforderung mitzugeben.

Nach dem Speichern der Regel wird bei jeder neuen Genehmigungsanfrage weiterhin die gewohnte Teams-Benachrichtigung erstellt. Ergänzend dazu versendet SharePoint automatisch eine E-Mail an die definierten Empfänger. Je nach Auslastung kann die Zustellung der E-Mail mit einer kurzen Verzögerung erfolgen, da Regeln in regelmäßigen Abständen ausgewertet werden.

Mit dieser einfachen Erweiterung lässt sich der Standard-Freigabeprozess von SharePoint komfortabel ausbauen. Genehmiger werden nicht nur über Microsoft Teams informiert, sondern zusätzlich per E-Mail benachrichtigt. Ferner können über SharePoint-Regeln zahlreiche weitere Automatisierungen erstellt werden, um Freigabeprozesse noch flexibler zu gestalten.

In dem unteren Video erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie den Standard-Freigabeprozess in SharePoint-Listen und -Bibliotheken um eine automatische E-Mail-Benachrichtigung erweitern können. Während Genehmigungsanfragen standardmäßig in Microsoft Teams erscheinen, lässt sich über SharePoint-Regeln zusätzlich eine E-Mail an die hinterlegten Genehmiger versenden. So werden Freigaben zuverlässiger wahrgenommen und bestehende Prozesse ohne Power Automate einfach ergänzt.