SharePoint Notify Service: Benachrichtigungen in SharePoint-Listen und Bibliotheken einrichten

In dem unteren Video wird erläutert, wie das neue SharePoint-Notified-System genutzt werden kann, um Benachrichtigungen für Änderungen in SharePoint-Listen und -Bibliotheken einzurichten. Dadurch können Benutzer automatisch über neue Einträge, Änderungen oder Löschungen informiert werden.

Voraussetzungen

Bevor Benachrichtigungen eingerichtet werden können, muss die entsprechende App in SharePoint verfügbar sein. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

• Ein SharePoint-Administrator installiert und aktiviert die Erweiterung zentral für die gesamte Umgebung.
• Alternativ kann die App manuell über „App hinzufügen“ auf der jeweiligen SharePoint-Seite installiert werden.

Nach der Installation steht die Benachrichtigungsfunktion direkt in Listen und Bibliotheken zur Verfügung.

Benachrichtigung erstellen

Um eine Benachrichtigung einzurichten, öffnet man die gewünschte Liste oder Bibliothek und wählt die Funktion „Manage Alert“. Anschließend erscheint ein Dialog zur Konfiguration der Benachrichtigung.

Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

• Titel: Vergabe eines aussagekräftigen Namens für die Benachrichtigung.
• Aktivierung: Benachrichtigungen können vorübergehend deaktiviert werden.
• Geteilte Benachrichtigung: Mehrere Benutzer können informiert werden und bei Bedarf die Einstellungen gemeinsam verwalten.
• Empfänger: Festlegung der Personen, die Benachrichtigungen erhalten sollen.
• Benachrichtigungskanal: Je nach Konfiguration des Mandanten per E-Mail oder Microsoft Teams.

Auslöser für Benachrichtigungen

Das System bietet verschiedene Möglichkeiten festzulegen, wann Benachrichtigungen versendet werden sollen:

• Bei allen Änderungen.
• Bei neu hinzugefügten Elementen.
• Bei Aktualisierungen bestehender Elemente.
• Bei gelöschten Elementen.

Darüber hinaus können Benachrichtigungen gezielt auf bestimmte Situationen beschränkt werden, beispielsweise:

• Änderungen durch andere Benutzer.
• Änderungen an eigenen Elementen.
• Änderungen an zuletzt bearbeiteten Elementen.
• Änderungen innerhalb einer bestimmten Listenansicht.

Versandintervall festlegen

Benutzer können bestimmen, wie häufig Benachrichtigungen versendet werden:

• Sofort nach einer Änderung.
• Als tägliche Zusammenfassung.
• Als wöchentliche Zusammenfassung.

Zusätzlich kann ein Enddatum definiert werden, nach dessen Ablauf die Benachrichtigung automatisch deaktiviert wird.

Protokollierung und Kontrolle

Nach dem Speichern der Einstellungen zeigt das System eine Übersicht der eingerichteten Benachrichtigungen an. Über ein Protokoll können bereits versendete Benachrichtigungen nachvollzogen werden.

Aktive Benachrichtigungen werden in der Listenübersicht entsprechend gekennzeichnet. Zudem wird angezeigt, wann die nächste Benachrichtigung geplant ist.

Zeitzonen prüfen

Werden ungewöhnliche Versandzeiten angezeigt, liegt dies häufig an einer falsch konfigurierten Zeitzone. In den Website-Einstellungen können die regionalen Einstellungen überprüft und die korrekte Zeitzone festgelegt werden.

Test der Benachrichtigung

Nach der Einrichtung kann die Funktion durch das Anlegen oder Ändern eines Listeneintrags getestet werden. Wenige Minuten später sollte eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail oder über den gewählten Kommunikationskanal eingehen.

Zusammenfassung

Mit dem neuen SharePoint Notify Service lassen sich Benachrichtigungen für Listen und Bibliotheken flexibel konfigurieren. Benutzer können festlegen, welche Änderungen überwacht werden sollen, wer informiert wird und in welchem Rhythmus Benachrichtigungen versendet werden. Dadurch bleibt das Team jederzeit über relevante Änderungen in SharePoint informiert.