SharePoint / Office 365 / .NET & other stuff: reports from my journeys

SharePoint Alerts will be discontinued on July 26, so I built a replacement solution to preserve similar notification functionality within SharePoint. The goal was to keep alerts simple and easy to use. For this I implemented a custom list view command to integrate my new notification interface directly into any SharePoint list or library. Users can create notifications by defining a meaningful title and managing multiple notifications, which can also be temporarily disabled. In case of E-Mail notification the users must choose recipients who should receive notifications about list or library changes. Notifications can be delivered via E-Mail or Microsoft Teams by selecting a specific team and channel. The system allows configuration of: Which changes trigger notifications (all updates, additions, or deletions) Whose changes should be tracked (anyone’s changes, changes affecting the user’s items, or changes within a specific view) Notification frequency (immediate, daily summary...

In vielen Unternehmen ist die Verarbeitung eingehender Rechnungen noch immer ein manueller Prozess: E-Mails werden geprüft, Anhänge gespeichert, Daten übertragen und Aufgaben verteilt. Der im Video gezeigte Ansatz demonstriert, wie sich dieser Ablauf mithilfe moderner Automatisierung innerhalb von Microsoft 365 und Copilot deutlich effizienter gestalten lässt. Das Beste daran: Die meisten haben bereits die geeigneten Lizenzen, um diesen Prozess abbilden zu können. Wenn keine Copilot-Lizenz vorliegt, kann auch ein flexibles Abrechnungsmodell für die KI-Funktionen verwendet werden. Ausgangssituation Rechnungen treffen typischerweise über ein gemeinsames E-Mail-Postfach ein. Diese Dokumente müssen geprüft, archiviert und den zuständigen Personen zugewiesen werden. Ohne Automatisierung entsteht dabei ein hoher Zeitaufwand sowie ein erhöhtes Fehlerrisiko. Die automatisierte Lösung im Überblick Die in meinen Video vorgestellte Lösung automatisiert die komplette Verarbeitung ei...

In vielen Unternehmen existieren zahlreiche Word-Vorlagen. Oft werden diese auch für Antragsformulare verwendet. Ebenfalls werden Word-Vorlagen für vorgefertigte Dokumente, wie z. B. für Verträge, hinterlegt. Diese Vorlagen enthalten oft Platzhalter für konkrete Kunden- und Stammdaten, die bei jeder Dokumentenerstellung entsprechend mit den konkreten Daten ersetzt werden müssen. Um diesen Ablauf in Zukunft zu erleichtern, wird in SharePoint Bibliotheken eine neue KI-basierte Unterstützung names "Generierung strukturierter Dokumente in einer SharePoint-Dokumentbibliothek" eingeführt. Mit der strukturierten Dokumentgenerierung können Word Dokumentvorlagen in intelligente, KI-gestützte Formulare umgewandelt werden. Wenn ein Benutzer ein Formular absendet, wird automatisch ein neues Dokument aus der Vorlage generiert, wobei die übermittelten Werte in den entsprechenden Feldern zusammengeführt werden. Dadurch werden jedes Mal konsistente, kontrollierte Dokumente erstellt, ohne da...

When I build solutions with the SharePoint Framework (SPFx), one of the most valuable objects I rely on is this.  context.pageContext . It gives me rich, contextual information about where my web part or extension is running—without requiring additional API calls. The following image shows the possible information that you can get. Overview about the pageContext In this post, I’ll walk through how I use this.context.pageContext in my day-to-day development, and how it helps me access detailed information about the current site, web, list, list item, user, and tenant. I’ll also share a couple of practical examples using isInitialized and cultureInfo . Understanding this.context.pageContext In SPFx, every component (web part or extension) gets access to a context object. Inside that, pageContext provides metadata about the current page and its environment. console.log(this.context.pageContext); This object is structured into several sub-properties, each representing a differe...

User attribute mapping for an external system relationship When building SharePoint-integrated applications—such as a Shop system embedded via SPFx in SharePoint — we often face a subtle but critical challenge: how to reliably link a user to data stored in an external system. A typical example is assigning orders to the user who created them. At first glance, this seems straightforward— until user properties start changing . 😒 In SharePoint Framework (SPFx), the current user is available via this.context.pageContext.user . This object exposes several properties like displayName , email , id , and loginName . However, not all of these are suitable for use as a stable foreign key in an external database. Properties such as displayName and email are mutable. If an administrator updates these values in Entra ID or SharePoint, the changes will eventually propagate—but not instantly. Synchronization delays and site-specific caching (via the User Information List) can lead to temporary inc...

I think a lot of SharePoint users are already informed about the upcoming retirement of the SharePoint built-in feature Alerts 😔. Retired Alert feature in SharePoint As you can see in the screenshot, the alert feature will be switched off in July 2026. This means you cannot use this feature anymore. That's why I decided to implement a custom solution to rescue this function. Let me first give you a quick overview of the solution. My custom solution is based on the following pieces: A custom ListView Command Set to integrate a button to each list or library in SharePoint. Webhooks to listen for changes. To access SharePoint data, my solution needs an Entra app registration. I use an on-behalf-flow for the client app and an app-only flow for the background system. To provide the necessary functionality, I use multiple Azure functions to provide REST endpoints and to realize the notification system based on a scheduler trigger. And I use an SQL server to store all ...

I had a strange issue while developing a new SPFx List command extension. My custom list command opens a dialog to enter some data. The dialog works perfectly for the first time. But after I had closed and opened the dialog again, I was unable to enter data in any input fields. Other UI components, like toggle or radio buttons, were not affected, and I could use them without any issue. After digging around and inspecting the source HTML code, I discovered an iframe with id = o365shellwcssframe, as you can see in the image below. iframe issue This iframe has an initial CSS display style set to "block", but after reopening the dialog, the value changes to "none". I just changed the value back to block and after this, the dialog started to work as expected. I made the adjustment during the event "BeforeOpen" inside my custom dialog component. export class AlertDialog extends BaseDialog { ... protected onBeforeOpen(): Promise<void> { con...

Ein LLM besitzt meist nur Daten und Wissen, die zum Zeitpunkt des Trainings des Modells zur Verfügung standen. Somit kann es nur auf Fragen reagieren und mit einer höheren Wahrscheinlichkeit richtig antworten, wenn genügend und aktuelles Wissen dem Modell zur Verfügung steht. Fehlt das Wissen oder ist es nicht aktuell genug, dann erhöht sich die Rate der Falschantworten und es kommt zu den bekannten Halluzinationen. Im Unternehmenskontext kommt noch erschwerend dazu, dass die LLM kein internes Unternehmenswissen besitzen. Somit kann zunächst das LLM keine verlässlichen Antworten auf Fragen zu internen Geschäftsabläufen liefern. Um dies zu ermöglichen, muss dem LLM zunächst internes Wissen des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Dies ist aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit problematisch. Um einem LLM das notwendige Wissen eines Unternehmens bereitzustellen, gibt es 2 mögliche Wege: Fine-Tuning des Modells Retrieval-Augmented Generation (RAG) Beim Fi...

Oft erreicht mich heute auch noch die Frage: was ist überhaupt SharePoint? Das ist eine vetständliche Frage, da viele Anwender oder auch Entscheider noch keinen Kontakt zu der Microsoft 365 Umgebung hatten. SharePoint stellt in der Microsoft 365 ein zentrales Produkt da, da es von vielen Anwendungen verwendet wird. Um dies zu verdeutlichen, habe ich eine kleine Infografik erstellt, die darstellt, wo SharePoint angesiedelt ist. Einordnung von SharePoint in die MS365 Plattform Wie aus der oberen Übersicht hervorgeht, ist SharePoint ein essentielles Produkt, da viele andere Anwendungen diese Plattform nutzen. Viele Anwendungen profitieren somit von den eingebauten SharePoint-Funktionen, wie zum Beispiel der Auswertung der Zugriffsrechte auf Inhalte, Versionierung und Datensicherung, um nur einige zu nennen. In Kombination mit Microsoft Purview sind dann auch Aspekte bezüglich Data Governance, Datensicherheit und Compliance abgedeckt. Das bedeutet in vielen Fällen: auch wenn man SharePoint...

SharePoint feiert heute sein 25. Geburtstag und dazu präsentieren sich einige Oberfläche mit einem neuen überarbeiteten Layout. In meinem neuen Video stelle ich die einzelnen Neuerungen kurz vor.  Microsoft plant folgenden Terminplan für die Bereitstellung des UI-Updates: Public Preview: March 3 2026 → Mid-March 2026 Targeted Release: Late April 2026 → Early May 2026 General Availability (Worldwide, GCC, GCC High, DoD): Early May 2026 → Late May 2026 Um die neue SharePoint-Oberfläche zu testen, muss sie von einem SharePoint- oder globalen Administrator im SharePoint Admin Center manuell aktiviert werden. So aktivieren Sie die neue SharePoint-Oberfläche: Öffnen Sie das SharePoint Admin Center. Navigieren Sie zu Einstellungen → SharePoint → Neue SharePoint-Oberfläche. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen: Neue SharePoint-Oberfläche aktivieren Klicken Sie auf Speichern. Neue SharePoint-Oberfläche Alle weiteren Details zu der Aktualisierung finden sich im folgenden ...

In my new video I introduce the new SharePoint Developer Toolbar and explain its purpose, features, and benefits for developers working within SharePoint environments.  New developer debug toolbar The toolbar is integrated directly into the traditional SharePoint workbench as well as other SharePoint pages, making it accessible during development and testing without requiring separate tools or environments. The toolbar is divided into left and right sections, each offering different functionalities. On the left side, the “Show info” option provides a quick summary of the current debug mode and displays the location of the active manifest file. This helps developers verify that they are working with the correct configuration. The “Hide bar” option allows the toolbar to be temporarily removed from view, offering flexibility when developers want a cleaner page layout. The “Show developer dashboard” button opens a more detailed diagnostic interface. The developer dashboard contains ...

In SharePoint können jetzt Workflows ganz einfach in jeder SharePoint-Bibliothek oder -Liste direkt erstellt werden. Man kann entweder mit einem komplett leeren Workflow beginnen und die benötigten Auslöser und Aktionen selbst festlegen. Oder man verwendet eine der zahlreichen Workflow-Vorlagen als initialen Start. Unabhängig von der gewählten Vorgehensweise wird am Ende ein Power-Automate-Flow erstellt, der wie jeder andere Power-Automate-Flow angepasst werden kann. Das untere Video stellt die neue Funktion in SharePoint vor. Weitere Details hier: SharePoint Showcase: Automation updates for smarter workflows & business processes

In my new video, I demonstrate how I built an autonomous blog writer using Agent-Flow, a Copilot Agent, SharePoint, and Azure together. My solution uses an agent flow to trigger a Copilot agent every day in the morning. The agent is responsible for doing the following tasks: Write a Blog post Provide keywords as tags Search for an image Write blog data in a SharePoint list Inform me by E-Mail about new blog post (Agent-Flow step) I, as the human in this loop, check the new blog post entry in the SharePoint list. If everything is fine, I mark the entry in the list as approved. Otherwise I have the opportunity to modify and adjust the content. To display the blog posts, I used my new website, www.m365insights.net, and read the SharePoint list data via an Azure function. The Azure function itself uses the Graph API and an Entra app registration to read and provide the SharePoint list data. In the video I explain all the individual components of the solution. Check out th...

New SPFx-apps solutions should use the latest SharePoint Framework version. The latest SPFx version (1.22.* blog from 22.02.2026) introduced a new toolchain based on HEFT instead of Gulp (see my blog post: SPFx-Framework v1.22 - Rush Stack, Heft & Webpack-based toolchain - First try ). This means that existing projects must migrate the typical SPFx libraries, and in addition, the toolchain also needs to be updated. The migration path is explained in the Microsoft learn article: Migrate from the Gulp-based to the Heft-based Toolchain In the following blog post I describe my steps and experience with the migration process. For this demonstration, I've migrated an existing SPFx web part from 1.21.1 to 1.22. At first I checked if I had installed the SPFx 1.22 version already. I did this with: npm ls -g --depth=0 After I verified that the new version is available, I continued with the first step regarding the official documentation. I uninstalled the Gulp toolchain dependen...

For the 25th anniversary of SharePoint, I have visualized my journey with this versatile and powerful product. Check out my personal "roadmap." My SharePoint journey Most Memorable Tools There have been numerous tools throughout my journey as a server-side SharePoint developer over the last 25 years. Each has played a significant role in shaping my experience. CAML Queries SharePoint Designer NAPA Workflow Foundation 3.5 / 4.0 Application Pages Custom Time Jobs Custom page layouts Sandboxed Solutions Self-hosted Apps or Add-Ins Provider-hosted Apps / Add-ins Ribbon extensions Visual Web Part Content Query web part (CQWB) - the best universal web part :-) Script web part - for all other cases ;-) My typical sentences as a server-side SP developer in the last 25 years ;-) I attach to the w3wp.exe process…. Can I have the SharePoint logs? Please restart the SPTimerV4 after WSP deployment. I cannot see my changes; please do an IIS reset. Can you ...

In SharePoint steht nun ein neuer Spaltentyp für Listen und Bibliotheken zur Verfügung, um mehrere Schnellstart-Aktionen in einem Listeneintrag einfügen zu können. Somit kann in vielen Fällen auf eigene, per JSON-Formatierung hinzugefügte Schaltflächen zukünftig verzichtet werden und durch die neue Funktion ersetzt werden. Zusätzlich können die eingebundenen Schnellstart-Aktionen auch optional ein- und ausgeblendet werden. Für die optionale Anzeige können Regeln definiert werden, zu welchen Bedingungen die Aktion angezeigt werden soll. Mein neues Video dazu stellt die Funktion und die Möglichkeiten beispielhaft vor.

SharePoint got an update for approvals in lists and libraries! Now, it is possible to define default approvers. This improvement means it is not necessary to enter the approvers manually every time! The new feature is a huge relief and improvement, because sometimes the user is not aware of the right approver for a request. And of course it is very annoying to enter the approvers manually every time for every approval request. In my short video I explain very quickly the extended UI and options.

Very soon in March 2026, the new Content Security Policy will be switched from report-only mode to active blocking (enforcement) mode. If you are not prepared, maybe some custom web parts or extensions will stop working. If the term "SharePoint Online Content Security Policy (CSP)" is new for you, you should continue reading. If you are already prepared, keep relaxed😎. SharePoint Online Content Security Policy (CSP) - explained Regarding the Microsoft SharePoint Blog post CSP means: Content Security Policy (CSP) is a critical browser security feature designed to protect web applications from threats like cross-site scripting (XSS), clickjacking, and other code injection attacks. CSP allows site owners to specify which resources (scripts, styles, images, etc.) a page can load, reducing the risk of malicious code execution. More about CSP: Content Security Policy (CSP) The basic facts about CSP are: strengthen SharePoint Online security by only allowing to load approv...

In my new video I am going to demonstrate how you can use news posts and important messages effectively in a SharePoint intranet portal. I previously described the distinction between permanent and temporary content in my blog post: SharePoint Online: (News-) Page Content Lifecycle . To present all important and interesting news messages to users, the News web part plays a crucial role.The News web part is very flexible and versatile, and it can query news messages from different sites to aggregate them on one page as an overview for users. The News web part contains a property section called "Source". With this setting it is possible to define from which site or sites the news messages should be collected or queried. Beside these static sources, the web part offers the source setting "Recommended sites for users". If you use this setting, the web part queries the news by this criterion: ... shows sites that will display posts for the current user from people th...

With SharePoint, it is very easy to manage and govern your content. Typically, on an intranet, you find two types of information: permanent content / information temporary / time-based information Permanent content includes, for example, information about the onboarding process or how to rent a business car. But don't be confused; permanent does not mean that the content never changed. Permanent means that the content is always available but can be changed in the future. On the other hand, temporary content means content that is important for a given time period. For example, the HR department can publish a message about new employees in the last or current month. This information is important, but only for a specific time. Frequently, the intranet should showcase this information on various pages, including the intranet home page. In SharePoint, it is possible to handle all these types of information effectively. For permanent pages you can use just normal web pages, and for tempo...

Bei der Umsetzung von Formularen für die Erfassung von Informationen kommen oft Auswahllisten zum Einsatz. Dabei gibt es teilweise Auswahllisten deren mögliche Auswahlmöglichkeiten abhängig von einer Auswahl aus einer übergeordneten Auswahlliste sind. Zum Beispiel kann aus einer Auswahlliste eine Autohersteller (Automarke) ausgewählt werden und aus einer weiteren Auswahlliste ein Modell des zuvor gewählten Autoherstellers. D. h. die übergeordnete Auswahlliste schränkt jeweils die Auswahl auf die gültigen Einträge ein. Dies ist sehr hilfreich, da somit fehlerhafte Kombinationen nicht gewählt werden können. Um dies in SharePoint Formularen ähnlich abbilden zu können, können keine klassischen Auswahllisten verwendet werden. In SharePoint Formularen können solche filterbaren, hierarchischen Auswahllisten nicht einfach realisiert werden. Um dieses Verhalten und diese Logik in SharePoint Formularen anbieten zu können, kann eine Spalte vom Typ "Verwaltete Metadaten" eingesetzt werde...

Über Copilot steht ein neuer Agent namens "SharePoint Seiten Agent" (SharePoint page agent) bereit, über den interaktiv SharePoint Seiten erstellt werden können. Im Überblick stellt der neue Agent folgende Funktionen und Möglichkeiten zur Verfügung: Seitenerstellung : die Agentent-Eingabeaufforderungen kann in M365 Copilot oder direkt im SharePoint Seiten Agent verwendet werden, um ganze Seiten zu generieren – von einfachen Entwürfen bis hin zu ausgearbeiteten Inhalten mit Designideen. Inhaltserstellung : Überarbeiten, Texte zusammenfasen, ergänzen oder Anpassungen direkt im SharePoint Rich-Text-Editor durchführen. Datenintegration : mit ausreichenden Berechtigungen kann der Agent auf relevante Daten aus Outlook, Teams und anderen M365-Apps zugreifen, um Seiteninhalte, Notizen und Aufgaben zu optimieren. Agentenbasierte Workflows : der SharePoint Page Agent kann in M365 Copilot Chat verwendet werden, um die Seitenerstellung und -veröffentlichung zu steuern. Die Verwendu...

In SharePoint Online können Agenten an unterschiedlichen Stellen erstellt, aufgerufen und verwendet werden. Zunächst wird bei der Erstellung einer SharePoint Site automatisch ein Agent für die gesamte Site erstellt. Dieser Site-Agent verwendet als Wissensdatenquelle den gesamten Inhalt der Site. Oft werden aber Agenten benötigt, die nur fest definierte Datenquellen als Wissensquelle verwenden sollen. In SharePoint kann dies sehr einfach realisiert werden, indem Agenten innerhalb von Dokumentenbibliotheken angelegt werden. Hier kann dann dediziert ausgewählt werden, welche Dateien oder welche Quellen als Wissensgrundlage für einen Agenten verwendet werden sollen. Komplexere Agenten können über das Copilot Studio erstellt, verwaltet und bereitgestellt werden. Für die Bereitstellung in SharePoint steht im Copilot Studio der gleichnamige Kanal "SharePoint" bereit. Zu beachten ist jedoch, dass nicht alle Copilot Studio Agenten über diesen Kanal bereitgestellt werden können - dies ...