SharePoint Online: Automatische Erstellung von Word und PDF-Dokument auf Basis einer Word-Vorlage

In vielen Unternehmen existieren zahlreiche Word-Vorlagen. Oft werden diese auch für Antragsformulare verwendet. Ebenfalls werden Word-Vorlagen für vorgefertigte Dokumente, wie z. B. für Verträge, hinterlegt. Diese Vorlagen enthalten oft Platzhalter für konkrete Kunden- und Stammdaten, die bei jeder Dokumentenerstellung entsprechend mit den konkreten Daten ersetzt werden müssen.

Um diesen Ablauf in Zukunft zu erleichtern, wird in SharePoint Bibliotheken eine neue KI-basierte Unterstützung names "Generierung strukturierter Dokumente in einer SharePoint-Dokumentbibliothek" eingeführt.

Mit der strukturierten Dokumentgenerierung können Word Dokumentvorlagen in intelligente, KI-gestützte Formulare umgewandelt werden. Wenn ein Benutzer ein Formular absendet, wird automatisch ein neues Dokument aus der Vorlage generiert, wobei die übermittelten Werte in den entsprechenden Feldern zusammengeführt werden. Dadurch werden jedes Mal konsistente, kontrollierte Dokumente erstellt, ohne dass die Vorlage manuell bearbeitet werden muss.

Dieses Feature ist nützlich für Organisationen, die regelmäßig standardisierte Dokumente erstellen, z. B.:

• Rechtliche Bestimmungen und Compliance – Verträge, NDAs, Arbeitsanweisungen, Abrechnungsvereinbarungen, Lieferantenvereinbarungen.
• Beschaffung und Finanzen – Bestellungen, Rechnungen, Zahlungsermächtigungen.
• Personalwesen – Arbeitsüberprüfungsschreiben, Angebotsschreiben, Reise- und Visa-Unterstützungsschreiben.
• Vertrieb und Betrieb – Vorschläge, Angebotsunterlagen, Konformitätserklärungen, Kundenbriefe.

In meinem aktuellen Video stelle ich die Funktionsweise des neuen Features anhand eines Beispiels vor.

Weitere Informationen zu den Funktionen finden man unter:
Generate structured documents in a SharePoint document library