SharePoint & Copilot & Power-Automate: Rechnung KI-basiert analysieren in Excel protokollieren & in SharePoint bereitstellen

In vielen Unternehmen ist die Verarbeitung eingehender Rechnungen noch immer ein manueller Prozess: E-Mails werden geprüft, Anhänge gespeichert, Daten übertragen und Aufgaben verteilt. Der im Video gezeigte Ansatz demonstriert, wie sich dieser Ablauf mithilfe moderner Automatisierung innerhalb von Microsoft 365 und Copilot deutlich effizienter gestalten lässt. Das Beste daran: Die meisten haben bereits die geeigneten Lizenzen, um diesen Prozess abbilden zu können. Wenn keine Copilot-Lizenz vorliegt, kann auch ein flexibles Abrechnungsmodell für die KI-Funktionen verwendet werden.

Ausgangssituation

Rechnungen treffen typischerweise über ein gemeinsames E-Mail-Postfach ein. Diese Dokumente müssen geprüft, archiviert und den zuständigen Personen zugewiesen werden. Ohne Automatisierung entsteht dabei ein hoher Zeitaufwand sowie ein erhöhtes Fehlerrisiko.

Die automatisierte Lösung im Überblick

Die in meinen Video vorgestellte Lösung automatisiert die komplette Verarbeitung eingehender Rechnungen – vom Empfang bis zur Bearbeitungsaufgabe. Ein automatischer Trigger startet den Power-Automate Prozess, sobald eine neue E-Mail eingeht.

• Eingehende E-Mail löst automatisch einen Power-Automate Flow aus
• PDF-Anhänge werden erkannt und verarbeitet
• Copilot KI analysiert Rechnungsinhalte und extrahiert relevante Daten
• Dokumente werden zentral gespeichert
• Einträge werden automatisch in einer Übersichtsliste erstellt
• Bearbeitungsaufgaben werden generiert

KI-gestützte Datenerkennung

Ein zentraler Bestandteil ist die Analyse der Rechnungen durch KI. Dabei werden wichtige Informationen wie Rechnungsdatum, Beträge, Absender oder Empfänger automatisch aus dem Dokument extrahiert. Diese Daten bilden die Grundlage für weitere automatisierte Schritte.

Zentrale Ablage und Transparenz

Nach der Analyse werden die Rechnungen in einer Dokumentenbibliothek gespeichert. Parallel entsteht ein strukturierter Eintrag in einer Ecxel-Übersichtsdatei, die als zentrale Kontrollliste dient. Dadurch behalten Teams jederzeit den Überblick über alle eingegangenen Rechnungen.

Automatische Aufgabenverteilung

Für jede neue Rechnung wird automatisch eine Aufgabe erstellt. Verantwortliche Mitarbeitende können so direkt sehen, welche Rechnungen geprüft oder freigegeben werden müssen. Der Bearbeitungsstatus bleibt transparent und nachvollziehbar.

Fehlerbehandlung und Eskalation

Da KI-Prozesse nicht immer perfekte Ergebnisse liefern, berücksichtigt der Workflow auch Ausnahmen. Fehlende oder nicht erkannte Informationen führen zu einer Eskalation, sodass Mitarbeitende gezielt informiert werden und eingreifen können.

Vorteile der Automatisierung

• Reduzierter manueller Aufwand
• Schnellere Rechnungsverarbeitung
• Weniger Übertragungsfehler
• Klare Verantwortlichkeiten
• Bessere Nachvollziehbarkeit

Fazit

Die Kombination aus SharePoint, Power-Automate-Automation und Copilot KI zeigt, wie klassische Verwaltungsprozesse modernisiert werden können. Durch automatische Analyse, strukturierte Ablage und intelligente Aufgabensteuerung entsteht ein effizienter, skalierbarer Rechnungsprozess, der sowohl Zeit spart als auch die Transparenz im Unternehmen erhöht.