SharePoint / Office 365 / .NET & other stuff: reports from my journeys

Mittels SharePoint Benachrichtigungen (SharePoint Alerts) konnte man sich sehr einfach über Änderungen an Listeneinträgen oder Dokumente informieren lassen. Diese Funktion wird jedoch in der nächsten Zeit schrittweise deaktiviert und schlussendlich vollständig entfernt. Laut Microsoft liegt der Grund darin, dass man die Benachrichtigungs- und Alarm-Funktionen modernen, flexibleren und besser integrierbaren Technologien übergeben will. Benachrichtigungen (Alerts sind) vergleichsweise alt, haben eingeschränkte Anpassbarkeit und sind nicht ideal, um mit den neueren Microsoft 365-Features zu skalieren. Zeitplan der Deaktivierung von Benachrichtigungen in SharePoint Online Um sich einen Überblick zu verschaffen, ob und in welchen Umfang Benachrichtigungen im eigenen Microsoft 365 Mandanten verwendet werden, kann das Microsoft 365 Bewertungstool verwendet werden. Das Microsoft 365 Bewertungstool hilf die Nutzung von SharePoint-Warnungen innerhalb eines Mandanten zu identifizieren und ausz...

Zu Beginn dieser kleinen Reihe über Teams und SharePoint habe ich demonstriert, was im Hintergrund bei der Anlage eines Teams aus Microsoft Teams heraus geschieht. Wie gezeigt wurde, werden einige Elemente, wie z. B. eine Microsoft SharePoint Teamsite, eine Microsoft 365 Gruppe usw., erstellt. Teilweise wird dies aber nicht benötigt und eine einfache Teamsite reicht aus. Bei Bedarf können dann im weiteren Verlauf natürlich noch weitere Elemente erstellt werden. Das folgende Video zeigt kurz, wie eine einfache Teamsite ohne die typischen Microsoft Teams Elemente erstellt werden kann. Weitere Videos aus der Reihe: SharePoint & Teams: Teams und Channels in SharePoint SharePoint & Teams: Dateiablage in Teams und Kanälen - Ordner oder Meta-Daten? SharePoint & Teams: Teams auch ohne Teams? (dieser Post) SharePoint & Teams: Neues Team oder neuen Kanal? (folgt) SharePoint & Teams: SharePoint Homepage und Viva Connection Integration (folgt)

Ein Copilot Agent in SharePoint Online bzw. Office 365 kann den Anwender schon sehr gut unterstützen. Die wesentliche Interaktion mit dem Agenten verläuft dabei über das Chat-Fenster des Agenten. Um eine verbesserte und vereinfachte Kommunikation zu erreichen, kann ein Copilot Agent um ein Gesicht (Avatar) und einer Stimme erweitert werden. Somit braucht der Benutzer nicht mehr selbst die Antwort zu lesen und die Kommunikation mit einen visuellen Agenten fördert die Verwendung. Das folgende Video zeigt die Realisierung, wie ein Copilot-Agent mit einen Avatar erweitert werden kann. Die nachstehende Abbildung zeigt dazu die wesentlichen Komponenten, die für diese Demo-Umsetzung verwendet wurden. Copilot Agent mit Avatar - Übersicht der Lösung Links: Preise für die Nutzung der Speech-Dienste: Azure KI Speech – Preise Microsoft 365 Agents SDK documentation What is the Speech SDK?

In this blog post I present my brand new overview poster about the possible extensions and customization options in SharePoint Online. During my workshops and discussions with my customers I received very often the following question: What can I do to bring my own functionality and logic to SharePoint online? Good question, isn't it? That’s why I decided to summarize the most important configurations and customization options in one big poster. In the below video I explained the parts of the poster. Download links: German version English version

Die Ablage von Dateien in SharePoint und vor allem in Dokumentenbibliotheken führt immer zu "heißen" Diskussionen. Gerade wenn es um die Ablagestruktur geht und diese festgelegt werden soll. Anwender, die aus der Welt der "Verzeichnisse" kommen, präferieren natürlich eine hierarchische Ordnerstruktur. Diese hierarchisch geprägte Ablagestruktur wird seit vielen Jahren in Unternehmen gelebt. Daher wird bei der Übernahme der Daten auch oft einfach diese Struktur übernommen. In Microsoft Teams bzw. in jeden erstellten Microsoft Team ergibt sich eine ähnliche Fragestellung bezüglich der Dateiablage. Standardmäßig wird auf der zugehörigen SharePoint Teamsite eine allgemeine Dokumentenbibliothek für die Speicherung und Ablage von Dateien automatisch erstellt. Dort werden aber auch automatisch erstellte Dateien von Teams gespeichert. Werden auch dort eigene Dateien abgelegt, kann es unter Umständen bei vielen Daten unübersichtlich werden. Auch die Verwendung von Meta-Daten...

Mit Teams wird mittlerweile in sehr vielen Unternehmen gearbeitet. Oft kommt dabei die Frage auf, wie Teams und SharePoint zusammenwirken bzw. wie diese voneinander abhängen. In diesem Zusammenhang ist es interessant, die Vorgänge im Hintergrund zu kennen, die bei der Anlage eines neuen Teams und eines Kanals durchgeführt werden. In diesem ersten Video aus der Reihe werden genau diese Abläufe aufgezeigt. Weiterhin werden die unterschiedlichen 3 Kanaltypen öffentlich, privat und geteilt anhand von Beispielen erklärt. Es wird demonstriert wie die Dateiablage gesteuert wird und wie die Berechtigungsvergabe im Hintergrund über die zugehörige Office 365 Gruppe gesetzt werden. Am Ende wird noch die Archivierungsfunktion für nicht mehr aktive Teams gezeigt. Das untere Video verdeutlicht die beschriebenen Punkte direkt in Teams und in SharePoint. Weitere Videos aus der Reihe: SharePoint & Teams: Teams und Channels in SharePoint (dieser Beitrag) SharePoint & Teams: Dateiablage i...

In vielen Unternehmen werden interne Schulungen zu unterschiedlichen Themen angeboten. Die hier umgesetzte und vorgestellte SharePoint integrierte Lösung unterstützt bei der effizienten Organisation und Verwaltung interner Weiterbildungsmaßnahmen. Sie ist vollständig in SharePoint Online integriert und bietet einen zentralen Zugangspunkt für alle relevanten Informationen zu Schulungen. Funktionen im Überblick: Verwaltung von Schulungen: Erfassung und Pflege von Kursinformationen wie Titel, Beschreibung, Haupt- und Unterkategorien, Qualifikationslevel (z. B. Anfänger, Fortgeschritten, Experte), maximale Teilnehmerzahl, Datum und Ort. Zentraler Schulungskatalog: Übersichtliche Darstellung sämtlicher angebotener Schulungen in strukturierter Form. Teilnehmermanagement: Verwaltung von Anmeldungen und Abmeldungen durch Mitarbeitende im Self-Service. Automatische Sperrung der Anmeldung bei Erreichen der Teilnehmergrenze. Kalenderintegration: Automatische Erstellung eines Term...

In SharePoint Online können Kopf- sowie Fußzeile schon sehr lange eingerichtet und verwendet werden. Die verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten wurden im Laufe der Zeit erweitert. Nun gibt es einen weiteren Ausbau der Funktionalität, um die Darstellung der beiden Bereiche noch besser steuern zu können. Es können nun in beiden Bereichen durchgängig Hintergrundbilder verwendet werden. Die eingesetzten Bilder können dabei mit den in SharePoint verfügbaren Standardbild-Bearbeitungsfunktionen angepasst werden. Zudem steht ein Überlagerungseffekt bereit, der auf das Hintergrundbild angewendet werden kann. Ebenfalls kann nun eine eigene Schriftart für die Titel gesetzt werden. Das folgende Video verdeutlicht die neuen Möglichkeiten.

Eigene Copilot Studio Agenten können sehr leicht über den SharePoint Kanal einer SharePoint Site hinzugefügt werden. Nach der Genehmigung des Agenten auf der Site können dann Benutzer den Agenten über das Copilot-Studio Symbol auswählen. Alternativ kann der Agent auch über die Bibliothek geöffnet werden, in dem dieser abgelegt wurde. Ein Zugang zum Agenten ist somit möglich, aber die Wege dorthin sind noch sehr versteckt. Um dieses Problem zu lösen, gibt es nun ein neues WebPart namens Agenten Link . Dieses ermöglicht die Einbindung eines Links zu dem Agenten direkt auf einer SharePoint Seite. Somit kann der Agent sehr leicht aufgefunden werden. Das folgende Video zeigt wie das WebPart verwendet werden kann.

Um das Prompting zu erleichtern, wurde Copilot Chat um einen Speicher erweitert. In dem Speicher können Präferenzen abgelegt werden, um diese nicht jedes Mal bei einen Prompt wiederholen zu müssen. Die gewünschten Einstellungen müssen dem Copilot über eine Konversation mitgeteilt werden. Sollen zum Beispiel aus einen Themenfeld bestimmte Themen detaillierter und in einen bestimmten Format bei einer Anfrage zurückgegeben werden, kann dies mit folgenden Hinweis an Copilot hinterlegt werden: Ich bevorzuge eine tabellarische Auflistung bei Neuerungen zu .NET Themen und bin vor allem an ASP.NET Core interessiert. Wichtig ist es hierbei mit dem Wort "Ich" zu beginnen, um auf eine Präferenz aufmerksam zu machen. Konnte die Präferenz von Copilot erkannt werden, wird diese in dem neuen Arbeitsspeicher abgelegt. In de Konversation wird dies mit der Meldung "Arbeitsspeicher aktualisiert" angezeigt. Alle gespeicherten Präferenzen können über das obere rechte Menü "......

Im Video SharePoint Online: Copilot für interne Geschäftsprozesse - interaktiver Urlaubsantrag  wurden bereits fortgeschrittene Funktionen eines Copilot-Agenten präsentiert. Das nachfolgende Video veranschaulicht beispielhaft die Implementierung interaktiver Abfragen zu Support-Tickets. Hierzu wurde innerhalb des Agenten das neue Thema „Hilfe zu Support Tickets“ eingerichtet. Für die Bearbeitung dieses Themas kommt eine speziell entwickelte Entität zum Einsatz, welche Ticket-Informationen direkt aus den Benutzerinteraktionen extrahiert. Basierend auf diesen Daten erfolgt eine gezielte Abfrage der SharePoint-Ticketliste, um relevante Informationen zu dem jeweiligen Ticket bereitzustellen. Die Resultate werden dem Anwender in übersichtlicher Form dargestellt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Das Ticket als obsolet markieren und schließen Zusätzliche Bemerkungen hinterlegen Eine E-Mail an den zuständigen Bearbeiter senden Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht d...

Mittels Copiloten können, wie schon an verschiedenen Stellen demonstriert wurde, eigene Inhalte als Wissensdatenquelle über Agenten verfügbar gemacht werden. Über diesen Weg können eigene Inhalte natürlich durch Anwender abgefragt werden. Das Copilot-Studio ermöglicht aber auch die Realisierung und Bereitstellung von interaktiven Copilot-Agenten. Diese können zum Beispiel im Auftrag des Anwenders direkt Aktionen durchführen. Dies ist alles ohne spezielle Programmierkenntnisse mittels Low-Code möglich. Das folgende Video zeigt zur Veranschaulichung, wie ein Copilot-Agent für unternehmensinterne Geschäftsprozesse umgesetzt werden kann. Der Agent besitzt als Wissensdatenquellen die relevanten Organisationsanweisungen und kann somit den Mitarbeiter bei Fragen zu Urlaub oder Krankmeldungen unterstützen. Zusätzlich ermöglich der Agent über ein spezielles "Thema" das direkte Ausfüllen eines Urlaubsantrags für den direkten Vorgesetzten.

In SharePoint steht ein neues WebPart für die Erstellung und Anzeige von "Häufig gestellten Fragen" zur Verfügung. Hierbei handelt es sich nicht um ein einfaches Anzeige-WebPart, sondern das WebPart ist in der Lage mittels künstlicher Intelligenz (KI) die gesamten FAQ-Inhalte aus vorgegebenen Quellen zu generieren. Die referenzierten Dateien müssen dazu direkt in das WebPart hochgeladen werden. Anschließend verläuft der Erstellungsprozess in den folgenden Phasen an: Analyse des Inhaltes aus den Dokumenten Erstellung der Fragen-Kategorien Prüfung ggf. Anpassung und Erweiterung der generierten Kategorien Fortsetzung mit der automatischen Erstellung von Fragen zu jeder Kategorie Prüfung ggf. Anpassung und Erweiterung der generierten Fragen Fortsetzung mit der automatischen Erstellung von Antworten zu jeder Frage Prüfung ggf. Anpassung und Erweiterung der generierten Antworten Endkontrolle. Inhalte prüfen und ggf. anpassen Seite publizieren Die ein...

Beginnt man eine neue Seite in SharePoint, muss neben den inhaltlichen Vorbereitungen der Texte, auch die Struktur und der (Layout-) Aufbau geplant werden. Dieser Vorgang nimmt - je nach Komplexität der Inhaltsseite - viel Zeit in Anspruch. Um nun nicht jedes Mal von 0 zu beginnen, stehen über die neue Microsoft Vorlagenbibliothek zahlreiche Vorlagen (Templates) zur Auswahl bereit. Der Start basierend auf einer Vorlage beschleunigt die Anlage und die Strukturierung erheblich. Die einzelnen Elemente sowie der Inhalt der Vorlage müssen anschließend nur noch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Danach kann die Seite direkt publiziert werden. Das folgende Video stellt kurz das neue Feature vor.

In 2026 Microsoft sends some developer functions to retirement. It is important to update affected functions early and to replace these function with recommended replacements. Here are a (developer) list of the announced reitirements: SharePoint 2013 Workflows SharePoint Add-ins SPFx Isolated Web Parts Azure Access Control Service (ACS) All the above will be retired on 02.04.2026. With the message ( MC1094051 ) from 13. Juni 2025 Microsoft announced the shut down for the  SharePoint Framework Field Customizers in Lists and Document Libraries , too. Support for SharePoint Framework (SPFx) Field Customizers in Lists and Document Libraries will be retired. Alternatives like Column Formatters are recommended for better performance. The timeline is being assessed, and organizations should plan their transition. Other SPFx extensions will continue to function. No immediate impact is expected. A lot of developers used this possibility to extend list and libraries with cus...

Mit der neuen Funktion "Kurzanleitungen" (engl. QuickSteps) können gleichartige Vorgänge in SharePoint Listen und Bibliotheken einfach automatisiert werden. Die neue Funktion ist vollständig in der Oberfläche integriert und es sind keine speziellen Kenntnisse für die Verwendung notwendig. Aktuell stehen die folgenden Kurzanleitungen zur Verfügung: Verfassen einer E-Mail Starten eines Teams-Chats Wert festlegen Ausführen eines Flows Datei oder Ordner verschieben Datei oder Ordner kopieren Basierend auf diesen Funktionen können eigene Schritte automatisiert werden. Das nachstehende Video verdeutlicht die Verwendung der Funktionen.

Mittels Microsoft Copilot Agenten können in SharePoint hilfreiche Agenten für Benutzer bereitgestellt werden, die u. a. vorhandene (SharePoint) Inhalte als Wissensquelle nutzen, um Anwender zu unterstützen. Viele vorhandene Informationen können aber auch für externe Benutzer relevant sein. So sind zum Beispiele Inhalte von Beipackzettel oder Bedienungsanleitung auch für Endverbraucher von Interesse. Diese haben aber in der Regel keinen Zugriff auf einen internen Office 365 Mandanten eines Unternehmens. Der Copilot Agent muss in diesem Fall über einen öffentlichen Zugang, wie z. B. der eigenen (Firmen-) Webseite, bereitgestellt werden. Wie dies funktioniert, wird im folgenden Video demonstriert. Weitere Informationen: Einrichten der nutzungsbasierten Bezahlung für Microsoft 365 Copilot-Dienste für IT-Administratoren Verbrauchseinheiten für Microsoft 365 Copilot nutzungsbasierte Bezahlung für IT-Administratoren

In my case: just clear the browser cache or reload the page with Ctl + F5 No kidding - it's working - at least in my case 😊

Neue Technologien und Möglichkeiten bringen oft neben zahlreichen Verbesserungen von Geschäftsprozessen (leider) oft auch neue Herausforderungen bzw. Risiken mit, die beachtet und gelöst werden müssen. Dies gilt auch für die aktuell im hype-befindliche "Künstliche Intelligenz" (kurz: KI). In vielen Software-Anwendungen werden vermehrt KI-gestützte Funktionen angeboten, die den Benutzer bei bestimmten Aufgabenstellungen unterstützen sollen. Dies gilt auch für Microsoft Office 365 / SharePoint Online und der Erweiterungen mit  Copilot . Zu unterscheiden ist hierbei zwischen Copilot Chat und Copilot 365 . Bei der Chat-Variante handelt es sich um eine kostenlose Version, die jeder Office 365 Benutzer mit seiner bestehenden Lizenz verwenden kann. Die Chat Variante ist zunächst im Hinblick auf interne Unternehmensdaten unkritisch, da hier nur auf öffentlich verfügbare Informationen zugegriffen wird. D. h. ein sog. "Grounding" der Unternehmensdaten ist nicht inbegriffen. ...

Vor einiger Zeit hatte ich bereits ein Video zu Copilot und der Integration von Agenten in SharePoint Online veröffentlicht. Mittlerweile hat sich einiges im Microsoft Copilot Umfeld getan. Es stehen erweiterte Funktionen in SharePoint bereit, wie zum Beispiel: Automatische Anlage eines Agenten bei der Erstellung einer SharePoint Site. Einfache Anlage von Agenten aus einer SharePoint Bibliothek heraus. KI/Agenten-basierte Erstellung von SharePoint Webseiten. Erweiterte Integrationsmöglichkeiten. Das neue Video geht zunächst auf die Unterschiede zwischen Copilot Chat - der kostenlose Variante- und der kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot Version ein. Zudem wird gezeigt, welche Lizenz für Microsoft 365 Copilot benötigt wird. Weiterhin werden die Funktionen, die mit einer gültigen (Add-on) Lizenz verfügbar sind, vorgestellt. Soll der Agent auch an anderen Stellen eingebunden werden, stehen dafür sog. Kanäle bereit. Die verfügbaren Kanäle sind aber abhängig von der gewäh...

Über die eingebaute VIVA-Funktion können schon seit längeren individuelle SharePoint Dashboards realisiert werden. Nun steht diese Dashboard-Funktion auf allen SharePoint Sites zur Verfügung. Somit kann auf jeder Site ein individuelles Dashboard für die Benutzer bereitgestellt werden. Durch die Möglichkeit der Zielgruppen-Adressierung ist es möglich, die Inhalte auf dem Dashboard personalisiert anzuzeigen. Benutzer müssen somit nicht mehr lange nach für sie relevante Informationen suchen, sondern das Dashboard kann diese bereits vorfiltern und anzeigen. Wie schon bei den aus VIVA bekannten Dashboard kommen für die Anzeige von Inhalten nicht die üblichen SharePoint Webparts (oder Apps) zum Einsatz, sondern Karten. Für das Dashboard stehen einige Karten bereit, die direkt eingesetzt werden können. Einige davon sind bereits personalisiert, wie z. B. "Meine Sites", die in Anhängigkeit des Benutzers Informationen anzeigen. Eine Liste aller verfügbaren Karten ist unter https://le...

In SharePoint stehen bisher die folgenden verschiedene Raster-Layouts für die Aufteilung eines Abschnittes zur Verfügung: 1 Spalte 2 Spalten 3 Spalten Ein Drittel links Ein Drittel rechts Abschnitt mit voller Breite vertikaler Abschnitt Diese Spaltenaufteilungen ermöglichen die einfache Aufteilung der Seite. In den Spalten können dann die gewünschten WebParts eingefügt werden. Die Positionierung und Ausrichtung der WebParts wird dabei automatisch gesteuert. Als Seitengestalter hat man auf die genaue Ausrichtung der Elemente keinen großen Einfluss. Um den Seitengestalter mehr Einflussmöglichkeiten auf die Positionierung zu ermöglichen, wurde nun ein neues Abschnitt-Layout namens Flexible eingeführt. Innerhalb eines solchen Abschnitts können nun Elemente frei und flexibel positioniert werden. Ein Raster sowie eine Ausrichtungsfunktion unterstützen dabei den Anwender bei der Ausrichtung von Elementen. Das Video zeigt die Verwendung und Funktionsweise des neuen Abschnitt-La...

Ändern sich Inhalte auf einer Seite sind Editoren, weitere Autoren oder auch Besucher oft daran interessiert, die Änderungen auf der Seite schnell zu finden. Das kann bei sehr umfangreichen Seiten teilweise sehr schwierig sein. Manchmal ändert sich nur ein Satz oder ein Bild in einen Webpart. Um diese Änderungen leicht zu finden, gibt es in SharePoint die Funktion "Versionsverlauf". Hierüber ist der gesamte Änderungsverlauf einer Seite abrufbar. Anzeige des Versionsverlaufs Das folgende Video stellt diese Funktion vor und zeigt, wie die Änderungen im Detail eingesehen werden können.

In SharePoint Online gibt es im Bereich Layout 2 neue Erweiterungen. Zum einen wurde das bekannte Hero-WebPart um eine Karussell-Darstellung erweitert. Diese ermöglicht nun die Anlage eines modernen interaktiven Karussells mit mehreren Folien. Weiterhin steht mit dem neuen WebPart "Redaktionelle Inhalte" ein neues WebPart bereit, um Inhalte auf eine weitere neue Layout-Darstellung auszugeben. Das folgende Video demonstriert die beiden Neuerungen.