SharePoint / Office 365 / .NET & other stuff: reports from my journeys

Eigene Copilot Studio Agenten können sehr leicht über den SharePoint Kanal einer SharePoint Site hinzugefügt werden. Nach der Genehmigung des Agenten auf der Site können dann Benutzer den Agenten über das Copilot-Studio Symbol auswählen. Alternativ kann der Agent auch über die Bibliothek geöffnet werden, in dem dieser abgelegt wurde. Ein Zugang zum Agenten ist somit möglich, aber die Wege dorthin sind noch sehr versteckt. Um dieses Problem zu lösen, gibt es nun ein neues WebPart namens Agenten Link . Dieses ermöglicht die Einbindung eines Links zu dem Agenten direkt auf einer SharePoint Seite. Somit kann der Agent sehr leicht aufgefunden werden. Das folgende Video zeigt wie das WebPart verwendet werden kann.

Um das Prompting zu erleichtern, wurde Copilot Chat um einen Speicher erweitert. In dem Speicher können Präferenzen abgelegt werden, um diese nicht jedes Mal bei einen Prompt wiederholen zu müssen. Die gewünschten Einstellungen müssen dem Copilot über eine Konversation mitgeteilt werden. Sollen zum Beispiel aus einen Themenfeld bestimmte Themen detaillierter und in einen bestimmten Format bei einer Anfrage zurückgegeben werden, kann dies mit folgenden Hinweis an Copilot hinterlegt werden: Ich bevorzuge eine tabellarische Auflistung bei Neuerungen zu .NET Themen und bin vor allem an ASP.NET Core interessiert. Wichtig ist es hierbei mit dem Wort "Ich" zu beginnen, um auf eine Präferenz aufmerksam zu machen. Konnte die Präferenz von Copilot erkannt werden, wird diese in dem neuen Arbeitsspeicher abgelegt. In de Konversation wird dies mit der Meldung "Arbeitsspeicher aktualisiert" angezeigt. Alle gespeicherten Präferenzen können über das obere rechte Menü "......

Im Video SharePoint Online: Copilot für interne Geschäftsprozesse - interaktiver Urlaubsantrag  wurden bereits fortgeschrittene Funktionen eines Copilot-Agenten präsentiert. Das nachfolgende Video veranschaulicht beispielhaft die Implementierung interaktiver Abfragen zu Support-Tickets. Hierzu wurde innerhalb des Agenten das neue Thema „Hilfe zu Support Tickets“ eingerichtet. Für die Bearbeitung dieses Themas kommt eine speziell entwickelte Entität zum Einsatz, welche Ticket-Informationen direkt aus den Benutzerinteraktionen extrahiert. Basierend auf diesen Daten erfolgt eine gezielte Abfrage der SharePoint-Ticketliste, um relevante Informationen zu dem jeweiligen Ticket bereitzustellen. Die Resultate werden dem Anwender in übersichtlicher Form dargestellt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Das Ticket als obsolet markieren und schließen Zusätzliche Bemerkungen hinterlegen Eine E-Mail an den zuständigen Bearbeiter senden Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht d...

Mittels Copiloten können, wie schon an verschiedenen Stellen demonstriert wurde, eigene Inhalte als Wissensdatenquelle über Agenten verfügbar gemacht werden. Über diesen Weg können eigene Inhalte natürlich durch Anwender abgefragt werden. Das Copilot-Studio ermöglicht aber auch die Realisierung und Bereitstellung von interaktiven Copilot-Agenten. Diese können zum Beispiel im Auftrag des Anwenders direkt Aktionen durchführen. Dies ist alles ohne spezielle Programmierkenntnisse mittels Low-Code möglich. Das folgende Video zeigt zur Veranschaulichung, wie ein Copilot-Agent für unternehmensinterne Geschäftsprozesse umgesetzt werden kann. Der Agent besitzt als Wissensdatenquellen die relevanten Organisationsanweisungen und kann somit den Mitarbeiter bei Fragen zu Urlaub oder Krankmeldungen unterstützen. Zusätzlich ermöglich der Agent über ein spezielles "Thema" das direkte Ausfüllen eines Urlaubsantrags für den direkten Vorgesetzten.

In SharePoint steht ein neues WebPart für die Erstellung und Anzeige von "Häufig gestellten Fragen" zur Verfügung. Hierbei handelt es sich nicht um ein einfaches Anzeige-WebPart, sondern das WebPart ist in der Lage mittels künstlicher Intelligenz (KI) die gesamten FAQ-Inhalte aus vorgegebenen Quellen zu generieren. Die referenzierten Dateien müssen dazu direkt in das WebPart hochgeladen werden. Anschließend verläuft der Erstellungsprozess in den folgenden Phasen an: Analyse des Inhaltes aus den Dokumenten Erstellung der Fragen-Kategorien Prüfung ggf. Anpassung und Erweiterung der generierten Kategorien Fortsetzung mit der automatischen Erstellung von Fragen zu jeder Kategorie Prüfung ggf. Anpassung und Erweiterung der generierten Fragen Fortsetzung mit der automatischen Erstellung von Antworten zu jeder Frage Prüfung ggf. Anpassung und Erweiterung der generierten Antworten Endkontrolle. Inhalte prüfen und ggf. anpassen Seite publizieren Die ein...

Beginnt man eine neue Seite in SharePoint, muss neben den inhaltlichen Vorbereitungen der Texte, auch die Struktur und der (Layout-) Aufbau geplant werden. Dieser Vorgang nimmt - je nach Komplexität der Inhaltsseite - viel Zeit in Anspruch. Um nun nicht jedes Mal von 0 zu beginnen, stehen über die neue Microsoft Vorlagenbibliothek zahlreiche Vorlagen (Templates) zur Auswahl bereit. Der Start basierend auf einer Vorlage beschleunigt die Anlage und die Strukturierung erheblich. Die einzelnen Elemente sowie der Inhalt der Vorlage müssen anschließend nur noch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Danach kann die Seite direkt publiziert werden. Das folgende Video stellt kurz das neue Feature vor.

In 2026 Microsoft sends some developer functions to retirement. It is important to update affected functions early and to replace these function with recommended replacements. Here are a (developer) list of the announced reitirements: SharePoint 2013 Workflows SharePoint Add-ins SPFx Isolated Web Parts Azure Access Control Service (ACS) All the above will be retired on 02.04.2026. With the message ( MC1094051 ) from 13. Juni 2025 Microsoft announced the shut down for the  SharePoint Framework Field Customizers in Lists and Document Libraries , too. Support for SharePoint Framework (SPFx) Field Customizers in Lists and Document Libraries will be retired. Alternatives like Column Formatters are recommended for better performance. The timeline is being assessed, and organizations should plan their transition. Other SPFx extensions will continue to function. No immediate impact is expected. A lot of developers used this possibility to extend list and libraries with cus...

Mit der neuen Funktion "Kurzanleitungen" (engl. QuickSteps) können gleichartige Vorgänge in SharePoint Listen und Bibliotheken einfach automatisiert werden. Die neue Funktion ist vollständig in der Oberfläche integriert und es sind keine speziellen Kenntnisse für die Verwendung notwendig. Aktuell stehen die folgenden Kurzanleitungen zur Verfügung: Verfassen einer E-Mail Starten eines Teams-Chats Wert festlegen Ausführen eines Flows Datei oder Ordner verschieben Datei oder Ordner kopieren Basierend auf diesen Funktionen können eigene Schritte automatisiert werden. Das nachstehende Video verdeutlicht die Verwendung der Funktionen.

Mittels Microsoft Copilot Agenten können in SharePoint hilfreiche Agenten für Benutzer bereitgestellt werden, die u. a. vorhandene (SharePoint) Inhalte als Wissensquelle nutzen, um Anwender zu unterstützen. Viele vorhandene Informationen können aber auch für externe Benutzer relevant sein. So sind zum Beispiele Inhalte von Beipackzettel oder Bedienungsanleitung auch für Endverbraucher von Interesse. Diese haben aber in der Regel keinen Zugriff auf einen internen Office 365 Mandanten eines Unternehmens. Der Copilot Agent muss in diesem Fall über einen öffentlichen Zugang, wie z. B. der eigenen (Firmen-) Webseite, bereitgestellt werden. Wie dies funktioniert, wird im folgenden Video demonstriert. Weitere Informationen: Einrichten der nutzungsbasierten Bezahlung für Microsoft 365 Copilot-Dienste für IT-Administratoren Verbrauchseinheiten für Microsoft 365 Copilot nutzungsbasierte Bezahlung für IT-Administratoren

In my case: just clear the browser cache or reload the page with Ctl + F5 No kidding - it's working - at least in my case 😊

Neue Technologien und Möglichkeiten bringen oft neben zahlreichen Verbesserungen von Geschäftsprozessen (leider) oft auch neue Herausforderungen bzw. Risiken mit, die beachtet und gelöst werden müssen. Dies gilt auch für die aktuell im hype-befindliche "Künstliche Intelligenz" (kurz: KI). In vielen Software-Anwendungen werden vermehrt KI-gestützte Funktionen angeboten, die den Benutzer bei bestimmten Aufgabenstellungen unterstützen sollen. Dies gilt auch für Microsoft Office 365 / SharePoint Online und der Erweiterungen mit  Copilot . Zu unterscheiden ist hierbei zwischen Copilot Chat und Copilot 365 . Bei der Chat-Variante handelt es sich um eine kostenlose Version, die jeder Office 365 Benutzer mit seiner bestehenden Lizenz verwenden kann. Die Chat Variante ist zunächst im Hinblick auf interne Unternehmensdaten unkritisch, da hier nur auf öffentlich verfügbare Informationen zugegriffen wird. D. h. ein sog. "Grounding" der Unternehmensdaten ist nicht inbegriffen. ...

Vor einiger Zeit hatte ich bereits ein Video zu Copilot und der Integration von Agenten in SharePoint Online veröffentlicht. Mittlerweile hat sich einiges im Microsoft Copilot Umfeld getan. Es stehen erweiterte Funktionen in SharePoint bereit, wie zum Beispiel: Automatische Anlage eines Agenten bei der Erstellung einer SharePoint Site. Einfache Anlage von Agenten aus einer SharePoint Bibliothek heraus. KI/Agenten-basierte Erstellung von SharePoint Webseiten. Erweiterte Integrationsmöglichkeiten. Das neue Video geht zunächst auf die Unterschiede zwischen Copilot Chat - der kostenlose Variante- und der kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot Version ein. Zudem wird gezeigt, welche Lizenz für Microsoft 365 Copilot benötigt wird. Weiterhin werden die Funktionen, die mit einer gültigen (Add-on) Lizenz verfügbar sind, vorgestellt. Soll der Agent auch an anderen Stellen eingebunden werden, stehen dafür sog. Kanäle bereit. Die verfügbaren Kanäle sind aber abhängig von der gewäh...

Über die eingebaute VIVA-Funktion können schon seit längeren individuelle SharePoint Dashboards realisiert werden. Nun steht diese Dashboard-Funktion auf allen SharePoint Sites zur Verfügung. Somit kann auf jeder Site ein individuelles Dashboard für die Benutzer bereitgestellt werden. Durch die Möglichkeit der Zielgruppen-Adressierung ist es möglich, die Inhalte auf dem Dashboard personalisiert anzuzeigen. Benutzer müssen somit nicht mehr lange nach für sie relevante Informationen suchen, sondern das Dashboard kann diese bereits vorfiltern und anzeigen. Wie schon bei den aus VIVA bekannten Dashboard kommen für die Anzeige von Inhalten nicht die üblichen SharePoint Webparts (oder Apps) zum Einsatz, sondern Karten. Für das Dashboard stehen einige Karten bereit, die direkt eingesetzt werden können. Einige davon sind bereits personalisiert, wie z. B. "Meine Sites", die in Anhängigkeit des Benutzers Informationen anzeigen. Eine Liste aller verfügbaren Karten ist unter https://le...

In SharePoint stehen bisher die folgenden verschiedene Raster-Layouts für die Aufteilung eines Abschnittes zur Verfügung: 1 Spalte 2 Spalten 3 Spalten Ein Drittel links Ein Drittel rechts Abschnitt mit voller Breite vertikaler Abschnitt Diese Spaltenaufteilungen ermöglichen die einfache Aufteilung der Seite. In den Spalten können dann die gewünschten WebParts eingefügt werden. Die Positionierung und Ausrichtung der WebParts wird dabei automatisch gesteuert. Als Seitengestalter hat man auf die genaue Ausrichtung der Elemente keinen großen Einfluss. Um den Seitengestalter mehr Einflussmöglichkeiten auf die Positionierung zu ermöglichen, wurde nun ein neues Abschnitt-Layout namens Flexible eingeführt. Innerhalb eines solchen Abschnitts können nun Elemente frei und flexibel positioniert werden. Ein Raster sowie eine Ausrichtungsfunktion unterstützen dabei den Anwender bei der Ausrichtung von Elementen. Das Video zeigt die Verwendung und Funktionsweise des neuen Abschnitt-La...

Ändern sich Inhalte auf einer Seite sind Editoren, weitere Autoren oder auch Besucher oft daran interessiert, die Änderungen auf der Seite schnell zu finden. Das kann bei sehr umfangreichen Seiten teilweise sehr schwierig sein. Manchmal ändert sich nur ein Satz oder ein Bild in einen Webpart. Um diese Änderungen leicht zu finden, gibt es in SharePoint die Funktion "Versionsverlauf". Hierüber ist der gesamte Änderungsverlauf einer Seite abrufbar. Anzeige des Versionsverlaufs Das folgende Video stellt diese Funktion vor und zeigt, wie die Änderungen im Detail eingesehen werden können.

In SharePoint Online gibt es im Bereich Layout 2 neue Erweiterungen. Zum einen wurde das bekannte Hero-WebPart um eine Karussell-Darstellung erweitert. Diese ermöglicht nun die Anlage eines modernen interaktiven Karussells mit mehreren Folien. Weiterhin steht mit dem neuen WebPart "Redaktionelle Inhalte" ein neues WebPart bereit, um Inhalte auf eine weitere neue Layout-Darstellung auszugeben. Das folgende Video demonstriert die beiden Neuerungen.