SharePoint: Analyse and setup your Site Columns & Content Types (Part 1 / 2)

In my new video I give a step-by-step overview about information architecture regarding document management in SharePoint. Proper document management is a crucial task especially in these times when we use AI to process content automatically to gain information from the saved document content.

Also with good document management the SharePoint search is able to process the document content more efficiently and the search results become more predicable, suitable and relevant.

In SharePoint the fundamental pillars for content management are based on site columns and content types. But before any custom column or content type can be defined, a content analysis is necessary. Based on the analysis results it is then possible to create custom columns and custom content types in SharePoint.

  • Part 1: Analyze your content to identify content types and site columns
  • Part 2: Create your content types and use the content types in SharePoint libraries
Video Part 1:


Video Part 2:


Kommentare

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Power Automate: Abrufen von SharePoint Listenelementen mit ODATA-Filter

Bild
Innerhalb eines Power Automate Flows im Bereich SharePoint kommt nicht selten die Aktion "Elemente abrufen" zum Einsatz. Diese ermöglicht das Auslesen einer SharePoint Liste. Die Aktion ist nicht ganz ungefährlich, da diese ohne weitere Konfiguration immer die gesamten SharePoint Listeninhalte verarbeitet und zurückliefert. Aus diesem Grunde sollte bei umfangreichen Listeninhalten immer ein Filter angewendet werden, der die Treffermenge reduziert. Dazu besitzt die Aktion eine Filtereigenschaft, wie in der nachfolgenden Abbildung erkennbar ist. Im Feld "Abfrage filtern" kann ein Filterausdruck angegeben werden, um die Treffermenge einzuschränken. Dabei muss der Filter mittels ODATA-Syntax definiert werden. Dazu ist kurz zu klären, was überhaupt ODATA ist. Das Open Data Protocol (OData) ermöglicht die Erstellung von REST-basierten Datendiensten, die es ermöglichen, mithilfe von Uniform Resource Identifiers (URIs) identifizierte und in einem Datenmodell definierte Ress...
Mehr anzeigen

Connect-SPOService: The remote server returned an error: (400) Bad Request

Bild
Today I ran in a problem during connection to a customer Office 365 tenant. I tried to connect via PowerShell (7) with the standard cmdlet "Connect-SPOService". But after I entered my valid credentials 😉 and confirmed the two-factor validation the command ends with: "The remote server returned an error: (400) Bad Request." 😒 Error message In my script I imported the SharePoint Online PowerShell module with: Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell To solve the issue I had to append -UseWindowsPowerShell Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell - UseWindowsPowerShell After this change I was able to connect to the customer SharePoint Online tenant. 😊 Happy scripting ...
Mehr anzeigen

SharePoint Online: Optimale Bildgrößen für Seiten (Teil 1)

Bild
Bilder sind ein wichtiger Faktor für einen gelungenen Web-Auftritt. Richtig eingesetzt sorgen Bilder für eine professionelle Darstellung des Inhalts. Konsumenten von Webseiten sind eher motiviert - auch längere Texte zu lesen - wenn ein passendes Bildmaterial die Inhalte zusätzlich transportiert. Dies gilt nicht nur für Internet-Webseiten - auch im Intranet sorgen professionelle Bilder dafür, dass Mitarbeiter eher motiviert sind, das Intranet zu verwenden. Zwar stehen im Intranet eher funktionale sowie inhaltliche Aspekte im Vordergrund, aber ein professionell eingesetztes Bildmaterial fördert die Verwendung des Intranets zusätzlich. SharePoint Online stellt mit der modernen Benutzeroberfläche, im Gegensatz zu der veralteten klassischen Ansicht, eine neue Version zur Verfügung, die so konzipiert ist, dass sie auf allen Geräten vollständig flexibel reagiert (fully responsive website). Die Inhalte werden dynamisch je nach verfügbarer Bildschirmgröße optimiert ausgegeben. Vereinfacht a...
Mehr anzeigen