Vom Urlaubswunsch zum fertigen PDF: Geschäftsprozesse mit Copilot Studio und Skills automatisieren

Wie lässt sich aus einer einfachen E-Mail automatisch ein vollständiger Urlaubsantrag erstellen? Genau diese Frage steht im Mittelpunkt des Videos. Anhand eines praxisnahen Beispiels wird gezeigt, wie in der neuen Benutzeroberfläche von Microsoft Copilot Studio ein Agent entsteht, der Informationen aus einem Text verarbeitet, die tatsächlichen Arbeitstage berechnet, ein vorbereitetes PDF-Formular ausfüllt und die fertige Datei automatisch in SharePoint speichert.

Dieser Artikel:
Vom Urlaubswunsch zum fertigen PDF: Geschäftsprozesse mit Copilot Studio und Skills automatisieren 
Teil 2:
Copilot Studio Agent erweitern: Zusätzliche Datenquellen nutzen und strukturierte Ergebnisse ausgebe
Teil 3:
Copilot Studio Agents aus Workflows aufrufen und strukturierte Daten weiterverarbeiten
Teil 4:
Von der E-Mail zum fertigen PDF: Dokumente mit Word-Vorlagen und SharePoint automatisieren

Der Ausgangspunkt: Eine einfache E-Mail

Viele Urlaubsanträge beginnen noch immer mit einer formlosen Nachricht an die Führungskraft oder die Personalabteilung. Eine solche E-Mail könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Guten Tag,
ich möchte vom 14. bis zum 22. September Urlaub nehmen. Mein Name ist Erika Musterfrau und ich arbeite in der Abteilung Marketing.
Vielen Dank.

Für einen Menschen sind die enthaltenen Informationen leicht zu erkennen. Für einen automatisierten Prozess müssen sie jedoch zunächst zuverlässig aus dem Text herausgelesen und anschließend weiterverarbeitet werden.

Der im Video erstellte Copilot-Agent übernimmt deshalb den gesamten Ablauf:

1. Er analysiert den übergebenen E-Mail-Text.
2. Er extrahiert Name, Abteilung sowie den ersten und letzten Urlaubstag.
3. Er berechnet die tatsächliche Anzahl der Urlaubstage.
4. Er überträgt die Daten in eine vorhandene PDF-Vorlage.
5. Er speichert das fertige PDF automatisch in einer SharePoint-Dokumentbibliothek.

Klare Anweisungen für einen zuverlässigen Agenten

Zu Beginn wird in der neuen Oberfläche von Copilot Studio ein Agent erstellt und mit einer eindeutigen Aufgabenbeschreibung ausgestattet. Diese Anweisungen legen fest, welche Schritte ausgeführt werden sollen und welche Informationen der Agent benötigt.

Gerade bei Geschäftsprozessen ist es wichtig, dass der Agent nicht jedes Mal eine eigene Vorgehensweise entwickelt. Stattdessen soll er festgelegte Funktionen verwenden und die einzelnen Prozessschritte in einer vorgegebenen Reihenfolge ausführen. Kann eine notwendige Funktion nicht erfolgreich abgeschlossen werden, sollte der Prozess kontrolliert beendet werden. Dadurch lässt sich vermeiden, dass unvollständige oder fehlerhafte Dokumente erstellt werden.

Drei spezialisierte Skills für den Urlaubsantrag

Die benötigten Fähigkeiten werden dem Agenten über drei voneinander getrennte Skills bereitgestellt. Jeder Skill übernimmt eine klar abgegrenzte Aufgabe. Diese Aufteilung erleichtert nicht nur die Wartung, sondern ermöglicht auch die Wiederverwendung der Skills in anderen Agenten und Geschäftsprozessen.

1. Skill zum Extrahieren von Informationen aus Texten

Der erste Skill analysiert den Inhalt der E-Mail und erkennt die für den Urlaubsantrag erforderlichen Angaben. Dazu gehören beispielsweise:

• der vollständige Name der antragstellenden Person,
• die zugehörige Abteilung,
• der erste Urlaubstag und
• der letzte Urlaubstag.

Aus einem frei formulierten Satz wie „Ich möchte vom 14. bis zum 22. September Urlaub nehmen“ entstehen damit strukturierte Daten, die der Agent in den nachfolgenden Schritten zuverlässig verwenden kann.

Ein solcher Skill ist nicht nur für Urlaubsanträge hilfreich. Er könnte beispielsweise auch Bestellnummern aus Kundenanfragen, Kontaktdaten aus Nachrichten oder Projektnamen aus Statusmeldungen extrahieren.

2. Skill zur Berechnung deutscher Arbeitstage

Die reine Anzahl der Kalendertage entspricht normalerweise nicht der Anzahl der benötigten Urlaubstage. Wochenenden und gesetzliche Feiertage dürfen nicht mitgerechnet werden. Genau diese Aufgabe übernimmt der zweite Skill.

Liegt zwischen dem ersten und letzten Urlaubstag beispielsweise ein Wochenende, reduziert sich die Zahl der anzurechnenden Urlaubstage entsprechend. Zusätzlich berücksichtigt der Skill deutsche Feiertage. Soweit ein Bundesland bekannt ist, können auch regionale Feiertage in die Berechnung einbezogen werden.

Das Ergebnis enthält sowohl die gesamte Zeitspanne als auch die tatsächlich relevanten Arbeitstage. Damit muss die antragstellende Person die Urlaubsdauer nicht mehr selbst berechnen.

Auch dieser Skill lässt sich unabhängig vom gezeigten Beispiel wiederverwenden – etwa für die Berechnung von Bearbeitungsfristen, Lieferzeiten, Service-Level-Vereinbarungen oder Projektdauern.

3. Skill zum Erstellen des Urlaubsantrags aus einer PDF-Vorlage

Der dritte Skill erzeugt das eigentliche Dokument. Dabei wird nicht bei jeder Anfrage ein beliebiges neues Layout erstellt. Stattdessen verwendet der Agent eine vorbereitete PDF-Vorlage für Urlaubsanträge.

Eine solche Vorlage kann bereits das Unternehmenslogo, das gewünschte Design und fest definierte Formularfelder enthalten. Im gezeigten Beispiel werden unter anderem folgende Felder ausgefüllt:

• Name,
• Abteilung,
• erster Urlaubstag,
• letzter Urlaubstag und
• berechnete Dauer des Urlaubs.

Der Agent übernimmt die zuvor extrahierten und berechneten Werte automatisch in die Vorlage. Auf diese Weise entsteht ein einheitliches Dokument, das den Vorgaben des Unternehmens entspricht. Eigene Formulare können als Bestandteil des Skills bereitgestellt und dadurch ohne manuelle Übertragung der Daten verwendet werden.

Warum getrennte Skills sinnvoll sind

Grundsätzlich könnten alle Funktionen in einem einzigen großen Skill zusammengefasst werden. Die Trennung bietet in der Praxis jedoch deutliche Vorteile.

Der Skill zur Berechnung von Arbeitstagen kann beispielsweise auch von einem anderen Agenten für die Ermittlung einer Bearbeitungsfrist genutzt werden. Der Skill zur Textextraktion könnte in einem weiteren Prozess Daten aus Supportanfragen erfassen. Und die PDF-Erstellung lässt sich mit einer anderen Vorlage für Bestellungen, Freigaben oder Reisekostenabrechnungen einsetzen.

Kleine und spezialisierte Skills können wie wiederverwendbare Bausteine miteinander kombiniert werden. Dadurch bleiben die einzelnen Funktionen übersichtlich und lassen sich leichter testen, aktualisieren und in weiteren Lösungen einsetzen.

Automatische Speicherung in einer SharePoint-Bibliothek

Nach der Erstellung muss der fertige Urlaubsantrag an einem zentralen Ort abgelegt werden. Dafür wird dem Agenten zusätzlich zu den Skills ein SharePoint Tool-Connector zur Verfügung gestellt.

Der Connector verwendet die SharePoint-Funktion zum Erstellen einer Datei. In seiner Konfiguration werden die Zielwebsite und die gewünschte Dokumentbibliothek festgelegt. Der Dateiname und der Inhalt des erzeugten PDFs werden dagegen zur Laufzeit vom Agenten übergeben.

Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die generierte PDF-Datei dadurch automatisch in der SharePoint-Bibliothek „Urlaubsantrag“ gespeichert. Ein Zeitstempel im Dateinamen kann dafür sorgen, dass jeder Antrag einen eindeutigen Namen erhält und keine vorhandene Datei überschrieben wird.

SharePoint dient damit als zentraler Ablageort für die erzeugten Anträge. Die Bibliothek kann später um zusätzliche Informationen wie Abteilung, Antragszeitraum, Status oder zuständige Führungskraft erweitert werden. Auch nachgelagerte Freigabe- und Benachrichtigungsprozesse lassen sich auf dieser Grundlage ergänzen.

Der Test: Vom Nachrichtentext bis zur SharePoint-Datei

In der Vorschau von Copilot Studio wird der Agent mit einem vorbereiteten Urlaubswunsch getestet. Dabei lässt sich beobachten, wie er die drei Skills nacheinander verwendet:

1. Der Text wird analysiert und die Antragsdaten werden extrahiert.
2. Die tatsächlichen Arbeitstage werden berechnet.
3. Die Werte werden in die PDF-Vorlage eingetragen.
4. Der SharePoint-Connector speichert das fertige Dokument in der vorgesehenen Bibliothek.

Nach der erforderlichen Zugriffsfreigabe bestätigt der Agent die erfolgreiche Erstellung und Speicherung. Ein Blick in die SharePoint-Bibliothek zeigt anschließend das ausgefüllte PDF inklusive der verwendeten Unternehmensvorlage.

Fazit

Das Beispiel zeigt anschaulich, wie sich mit der neuen Oberfläche von Copilot Studio ein praxisnaher Geschäftsprozess aus mehreren Bausteinen zusammensetzen lässt. Aus einer formlosen Nachricht entsteht ein strukturierter und einheitlicher Urlaubsantrag – einschließlich korrekter Berechnung der Arbeitstage und automatischer Ablage in SharePoint.

Besonders wichtig ist dabei das Zusammenspiel der unterschiedlichen Komponenten:

• Anweisungen definieren den gewünschten Ablauf.
• Ein Skill extrahiert die benötigten Werte aus dem Text.
• Ein weiterer Skill berechnet die tatsächlichen Arbeitstage.
• Ein dritter Skill erzeugt das PDF auf Basis einer Unternehmensvorlage.
• Der SharePoint Tool-Connector speichert die fertige PDF-Datei automatisch in einer Dokumentbibliothek.

Im Video wird zunächst der Agent selbst aufgebaut und getestet. In einem folgenden Teil wird gezeigt, wie der Prozess automatisch gestartet werden kann, sobald eine neue E-Mail eingeht. Dafür kann der Agent in einen Agent Flow beziehungsweise Workflow eingebunden werden. Zusätzlich lässt sich die Lösung erweitern, um extrahierte Werte wie die Abteilung oder den Urlaubszeitraum direkt als Metadaten in der SharePoint-Bibliothek zu speichern.

Die im Beispiel verwendeten Skills und Texte sind über das öffentliche GitHub-Repository Holiday-Agent-01 abrufbar.