Die neue Skill-Funktionalität in SharePoint: So wird KI zum digitalen Teammitglied
Mit der neuen Skill-Funktionalität erweitert Microsoft SharePoint die KI-Fähigkeiten von SharePoint deutlich. Unternehmen können der integrierten KI jetzt wiederverwendbare Arbeitsabläufe, Regeln und Prozesse „beibringen“ – ganz ohne Programmierung. Statt einzelner Prompts entstehen strukturierte, wiederverwendbare Skills, die Teams produktiver machen und Prozesse standardisieren.
Die Funktion befindet sich aktuell im Public Preview und ist Teil von „AI in SharePoint“, dem Nachfolger der bisherigen Knowledge-Agent-Initiative.
Das folgende Video zeigt die Verwendung von Skills anhand eines konkreten Beispiels:
Was sind SharePoint Skills?
Skills sind wiederverwendbare KI-Workflows innerhalb von SharePoint. Sie bündeln mehrere Schritte in einem wiederholbaren Prozess und ermöglichen es, organisationsspezifische Regeln oder Standards dauerhaft zu hinterlegen.
Ein Skill kann beispielsweise:
- Vertragsdokumente prüfen
- Inhalte klassifizieren
- Listen automatisch aktualisieren
- Dateien strukturieren
- Reports erzeugen
- Inhalte zusammenfassen
- Dokumentstandards validieren
Die Besonderheit: Anwender erstellen Skills einfach per natürlicher Sprache im Chat. Die KI generiert daraus eine Skill-Definition, die gespeichert und später erneut verwendet werden kann.
Warum ist das relevant?
Bisher bestand die größte Schwäche vieler KI-Systeme darin, dass sie nur auf spontane Prompts reagieren. Unternehmenswissen, Prozesse und Qualitätsrichtlinien gingen dabei oft verloren.
Mit Skills entsteht nun ein neuer Ansatz:
Unternehmen können ihre Arbeitsweise direkt in SharePoint-KI integrieren.
Dadurch wird KI deutlich konsistenter und zuverlässiger. Microsoft beschreibt Skills als Möglichkeit, „organisation-specific rules“ in die KI einzubringen.
Das bedeutet konkret:
- Weniger manuelle Routinearbeit
- Einheitlichere Ergebnisse
- Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Höhere Qualität in Dokumentenprozessen
- Wiederverwendbare Automatisierung ohne Entwicklung
Typische Einsatzszenarien
Dokumentenprüfung
- Vertragsvalidierung
- Compliance-Checks
- Qualitätsrichtlinien
- Datenschutzkontrollen
Wissensmanagement
- Automatische Inhaltsklassifizierung
- Strukturierung von Dokumentbibliotheken
- Zusammenfassungen großer Datenmengen
Content-Erstellung
Microsoft erweitert AI in SharePoint zusätzlich um neue Generierungsfunktionen für:
- Word-Dokumente
- PowerPoint-Präsentationen
- Excel-Auswertungen
- Berichte und Zusammenfassungen
Diese Inhalte können direkt aus bestehenden SharePoint-Daten erzeugt werden.
Governance und Sicherheit
Ein wichtiger Punkt für Unternehmen: Skills respektieren bestehende Berechtigungen.
Die KI kann nur auf Inhalte zugreifen, für die der jeweilige Benutzer bereits Rechte besitzt. Skills erweitern keine Sicherheitsgrenzen und führen keinen externen Code aus.
Zusätzlich lassen sich klassische SharePoint-Governance-Funktionen anwenden:
- Berechtigungen
- Sensitivity Labels
- Retention Policies
- Auditing
Damit bleibt die Kontrolle vollständig innerhalb der Microsoft-365-Compliance-Struktur.
Weitere Informationen dazu siehe:
Erweitern von KI in SharePoint mit Fähigkeiten - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
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