SharePoint Online: Versionszeitlimit in Dokumentenbibliotheken

In SharePoint (Dokumenten-) Bibliotheken kann über die altbekannte Funktion Versionsverwaltungseinstellungen die Versionierung von Dateien/Dokumenten festeglegt werden. In der Vergangenheit konnte jedoch nur eine feste Anzahl für Haupt-Nebenversionen angegeben werden, die aufbewahrt werden sollten.

In SharePoint wurde nun eine neue Versionskontrollen eingeführt, die Mandanten- und Site-Administratoren oder Dokumentbibliotheksbesitzern helfen, den durch Dateiversionen mit geringem Wert verursachten Speicherbedarf zu reduzieren. Wie schon geschrieben wurde, konnten in der Vergangenheit Besitzer von Dokumentbibliotheken anzahlbasierte Versionsbeschränkungen auf der Ebene der einzelnen Dokumentbibliotheken festlegen. Mit der bis September 2024 vollständigen ausgerollten neuen Funktion, stehen Mandanten- und Site-Administratoren oder Besitzern von Dokumentbibliotheken zwei Einstellungen für den Versionsverlauf zur Verfügung:

1. Automatischer Modus, der neue und vorhandene Versionen basierend auf ihrem Alter und der Wiederherstellungswahrscheinlichkeit intelligent steuert
2. Manueller Modus, der Administratoren die Festlegung ermöglicht Zeitbasierter Versionsablauf und Anzahlbeschränkungen für neue und bestehende Versionen

Mit diesen Konfigurationsmöglichkeiten können Administratoren ein angemessenes Maß an Wiederherstellbarkeit und Überprüfbarkeit für die Organisation festlegen und die Speichernutzung optimieren. Diese Einschränkungen und Verwaltung des Versionsverlaufs gelten auch für OneDrive for Business.

Das untere Video stellt die neue Funktion kurz vor.