SharePoint / Office 365 / .NET & other stuff: reports from my journeys

Mithilfe von Zugriffspaketen (Access Packages) in Microsoft Entra-ID können Zugriffe auf Ressourcen einfach gesteuert werden. Mit einen Zugriffspaket können Zugriffe auf: Groups & Teams Anwendungen SharePoint Sites zentralisiert verwaltet werden. Optimalerweise verwendet man für die Verwaltung der Ressourcen separate Katalog, um so die Anlage/Verwaltung von Zugriffspaketen besser delegieren zu können. Erstellte Zugriffspakete können vom Endanwender angefordert werden, um entsprechende Zugriffe auf definierte Ressource zu erlangen. Zugriffpakete besitzen dabei folgende Eigenschaften: Menge der Ressourcen auf die zugegriffen werden darf Rollenverwaltung für Ressourcen Festlegen, wer das Zugriffspaket anfordern darf Optionale Freigabe der Anforderungen Festlegung der Zeitspanne wie lang der Zugriff bestehen bleiben soll Periodische Prüfung, ob der Zugriff noch benötigt wird Das nachstehende Video verdeutlicht die Anlage und Funktionsweise von Zugriffspaketen.

Eine nützliche Funktion ist die Integration von SharePoint Listendaten in ein Office-Dokument - wie zum Beispiel Microsoft Word. So kann zum Beispiel aus den SharePoint Listenfeldern: Vorname Nachname Anrede Strasse PLZ Ort automatisch eine Adresse in ein Word Dokument zusammengestellt werden. In Word selbst können diese Felder auch geändert werden und die Änderungen werden natürlich in die SharePoint Listenfelder übernommen (synchronisiert). Bei Änderungen der Listenfelder wird das Word-Dokument beim nächsten Öffnen automatisch aktualisiert. Über diesen Mechanismus kann zum Beispiel eine automatisierte Dokumentenerstellung umgesetzt werden.  Die Einbindung solcher Felder in ein Word Dokument ist sehre einfach über folgenden Weg möglich: Einfügen → Schnellbausteine → Dokumenteneigenschaften → SharePoint Spalten Einfügen von Dokumenteneigenschaften Für erweiterte Anforderungen ist es jedoch sinnvoll, einen eigenen Inhaltstypen mit einer dedizierten Word-Vorlage für die Einbindung de...

Teilweise besteht der Wunsch, einen SharePoint Listeneintrag anzulegen, der noch nicht direkt für alle Benutzer sichtbar ist. Zum Beispiel möchte man in einer Projektliste, neue noch in der Planung befindliche Projekte, noch nicht direkt für alle Benutzer anzeigen. Um dies zu ermöglichen, kann eine Zugriffssteuerung über Ordner in Listen realisiert werden. Über Ansichten können dann die benötigten Ordner für den Endanwender wieder ausgeblendet werden. Wie das funktioniert und welche Schritte dafür notwendig sind, zeigt das untere Video.

Das untere Video verdeutlicht die Einrichtung eines zusätzlichen Identitätsanbieter für Office 365. Im Standard sind die 3 folgenden Identitätsanbieter eingerichtet: Microsoft Entra ID Microsoft Account E-Mail one-time passcode for guests Der erste "Microsoft Entra ID" übernimmt die Prüfung von Anmeldungen für Benutzer aus dem eigenen Verzeichnisdienst (vormals Azure Active Directory), der zweite übernimmt die Validierung von Benutzern, die ein Microsoft Konto besitzen - wie zum Beispiel für Benutzer mit der E-Mail-Domäne @outlook. Für alle anderen Benutzern greift der sog. "Einmal-Kennwort" Zugang. D. h. den Benutzern wird während der Anmeldung ein Code (Prüfnummer) zugesendet, der als Einmal-Passwort dient. Zu erwähnen sei noch, dass die ersten beiden nicht verändert werden können. Der letztere Identitätsanbieter kann bei Bedarf deaktiviert werden. Es ist aber möglich, noch weitere Identitätsanbieter einzurichten. Das folgende Video verdeutlicht dies anhand von Go...

Bilder sind ein wichtiger Faktor für einen gelungenen Web-Auftritt. Richtig eingesetzt sorgen Bilder für eine professionelle Darstellung des Inhalts. Konsumenten von Webseiten sind eher motiviert - auch längere Texte zu lesen - wenn ein passendes Bildmaterial die Inhalte zusätzlich transportiert. Dies gilt nicht nur für Internet-Webseiten - auch im Intranet sorgen professionelle Bilder dafür, dass Mitarbeiter eher motiviert sind, das Intranet zu verwenden. Zwar stehen im Intranet eher funktionale sowie inhaltliche Aspekte im Vordergrund, aber ein professionell eingesetztes Bildmaterial fördert die Verwendung des Intranets zusätzlich. SharePoint Online stellt mit der modernen Benutzeroberfläche, im Gegensatz zu der veralteten klassischen Ansicht, eine neue Version zur Verfügung, die so konzipiert ist, dass sie auf allen Geräten vollständig flexibel reagiert (fully responsive website). Die Inhalte werden dynamisch je nach verfügbarer Bildschirmgröße optimiert ausgegeben. Vereinfacht a...

Neben einfachen und formlosen Genehmigungen müssen teilweise auch etwas förmliche Genehmigungen eingeholt werden, die eine digitale Signatur benötigen. Für diesen Zweck bringt die Microsoft Teams App Genehmigungen bereits 2 vorbereitete Genehmigungsprozesse mit. Für eine digitale Signatur wird ein externer Anbieter benötigt. Microsoft Teams unterstützt aktuell direkt die Verwendung von Adobe Sign und DocuSign . Um einen der Anbieter einsetzen zu können, muss zunächst ein Konto erworben und eingerichtet werden. Beide Dienste können aber auch zunächst über ein Testzugang konfiguriert und eingesetzt werden. Das folgende Video zeigt die Einrichtung und den Prozessablauf anhand von Adobe Sign.

Übersicht über die Funktionen von Genehmigungen in Teams (Approval App) und Microsoft Listen. Gezeigt wird die Verwendung von eingebauten Genehmigungsprozessen und der Anlage von eigenen Genehmigungsprozessen in Microsoft Teams. Weitere Informationen zu Genehmigungen in Microsoft Teams unter:  Approval Overview