SharePoint Online: Listendaten als Dokumenteneigenschaften in Microsoft Word verwenden

Eine nützliche Funktion ist die Integration von SharePoint Listendaten in ein Office-Dokument - wie zum Beispiel Microsoft Word. So kann zum Beispiel aus den SharePoint Listenfeldern:

  • Vorname
  • Nachname
  • Anrede
  • Strasse
  • PLZ
  • Ort
automatisch eine Adresse in ein Word Dokument zusammengestellt werden. In Word selbst können diese Felder auch geändert werden und die Änderungen werden natürlich in die SharePoint Listenfelder übernommen (synchronisiert). Bei Änderungen der Listenfelder wird das Word-Dokument beim nächsten Öffnen automatisch aktualisiert. Über diesen Mechanismus kann zum Beispiel eine automatisierte Dokumentenerstellung umgesetzt werden. 
Die Einbindung solcher Felder in ein Word Dokument ist sehre einfach über folgenden Weg möglich:

Einfügen → Schnellbausteine → Dokumenteneigenschaften → SharePoint Spalten

Einfügen von Dokumenteneigenschaften
Für erweiterte Anforderungen ist es jedoch sinnvoll, einen eigenen Inhaltstypen mit einer dedizierten Word-Vorlage für die Einbindung der Metainformationen zu verwenden. Wie das alles geht, wird im unteren Video im Detail erläutert und demonstriert.


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