SharePoint: Die Elemente und Namen der Oberfläche

Beginnt man mit der Verwendung und den Einsatz von Office 365 & SharePoint, sollten die wichtigsten Bereich und Steuerelemente der SharePoint Oberfläche sowie dessen korrekte Namen bekannt sein. In meinen SharePoint Schulungen ist dies immer ein wichtiger Punkt, der zu Beginn zu klären ist, damit alle die verfügbaren Bereiche der Oberfläche einordnen und die Funktionen schnell auffinden können. Die folgenden Abbildungen zeigen die wichtigsten Bereiche der Oberfläche. Unter jeder Oberfläche sind die einzelnen Bereiche über die zugeordneten Nummern kurz erläutert.

Zu beachten: Die Abbildungen zeigen die Standarddarstellung. Durch eine Design-Anpassung der Elemente kann jede SharePoint Oberfläche sich etwas anders darstellen. Die Grundelemente finden sich in der Regel ab immer wieder.

1. Ribbon-Bereich. Links neben der der Nummer 1 befindet sich das sogenannte "App-Startfeld. Über dieses können alle weiteren Office 365 Anwendungen erreicht werden.
2. Sidebar
   Stellt Zugriffe auf Anwendungen und relevante Inhalte für den Benutzer zur Verfügung. Die Sidebar kann nicht weiter angepasst werden. Lediglich der erste Punkt bei (3) kann mit einem eigenen Logo sowie der festgelegten globalen Navigation belegt werden. Der Wunsch nach weiteren Anpassungsmöglichkeiten besteht: Customizing the apps in Office 365 portal
3. Globale Navigation im Zusammenhang mit der Hub-Website. Dies ist das einzige Element in diesem Bereich, das speziell angepasst werden kann (Branding).
4. Globale Suchfeld
   Sucht im Standard über die aktuelle Website. Das Verhalten und der Suchbereich können angepasst werden.
5. Tipps und Trick Schaltfläche
   Zeigt mögliche Tipps und Verbesserungen an.
6. Einstellungen (Zahnrad-Symbol)
   Zugriff auf die wichtigsten Funktionen und Einstellungen. Einträge sind abhängig vom Kontext.
7. Hilfe: Zugriff auf die SharePoint Hilfe
8. Mein Konto (Me-Link)
   Zugriff auf das persönliche Konto und eigenen Einstellungen
9. Website-Navigationsbereich
   Kann auch horizontal ausgerichtet werden. Erscheint dann innerhalb des Bereiches unter Nummer (16). Die aktuelle Darstellung zeigt die vertikale Ausrichtung.
10. Neu-Kommando
    Ermöglicht die Anlage unterschiedlichster SharePoint Elemente. wie zum Beispiel Listen, Seiten oder Dokumente.
11. Seitendetails
    Anzeigen der Seitenbeschreibung, Miniaturansicht und benutzerdefinierter Eigenschaften.
12. Analyse
    Ermöglicht die Auswertung der Seitenzugriffe.
13. Bearbeitung
    Schaltet die Seite in den Bearbeitungsmodus (Design-Modus)
14. Publiziert den aktuellen Entwurf der Seite. Falls eine Freigabe erforderlich ist, startet der Genehmigungsprozess.
15. Vollbildmodus
    Schaltetet nicht benötigte Elemente aus, um so den Fokus auf den Inhalt zu legen.
16. Websitekopf. Enthält die Funktionen "Seite folgen" und "Teilen". Ebenso kann über die Einstellungen der Site-Titel sowie das Site-Logo eingestellt werden.
17. Inhaltsbereich
18. Menüband.

Übersicht Einstellungen

Hinter dem Navigationspunkt Einstellungen (Zahnrad) vergeben sich die nachfolgenden Funktionen, die sich je nach Kontext etwas anders darstellen können:

Die Funktionen im Detail:

• Seite hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen einer neuen Seite innerhalb der aktuellen Website
• App hinzufügen
  Ermöglicht das Hinzufügen einer App aus dem App-Katalog.
• Websiteinhalte
  Übersicht über die Inhalte der Website (z. B.: Listen, Bibliotheken, Apps).
• Globale Navigation
  Einstellungen für die globale Navigation
• Websiteinformationen
  Einstieg in die einfache Konfiguration. Über den dort enthaltenen Link "Alle Websiteeinstellungen anzeigen" gelangt man zu den gesamten Einstellungen der Website. Zudem kann hier die Website bei Bedarf gelöscht werden.
• Websiteberechtigungen
  Steuerung der Zugriffe auf die Website. Über den Link "Einstellungen für erweiterte Berechtigungen" gelangt man zur vollständigen Übersicht und Verwaltungsmöglichkeiten der Berechtigungen.
• Eine Websitevorlage anwenden
  Ermöglich die Auswahl eines Layouts (Design) für die aktuelle Website.
• Websiteverwendung
  Abruf einer Statistik über die Nutzung der Website
• Siteleistung
  Die Seitendiagnose misst bekannte Leistungsvariablen, die zur Fähigkeit einer Website beitragen.
• Start der Website planen
  Ermöglicht die zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten.
• Aussehen ändern
  Hierüber kann das Farbschemata (CSS Theme), die Kopf- und Fusszeile sowie die Navigation angepasst werden.
• Verwalten von Viva Connections
  Hierüber kann u. a. die Integration mit Teams über das Viva Connection Dashboard gesteuert werden.

Wie schon angemerkt wurde, ändern sich die verfügbaren Funktionen und die Darstellung des Einstellungsbereiches je nach Kontext. Befindet man sich zum Beispiel in einer Bibliothek, kommt der Navigationspunkt "Bibliothekseinstellungen" hinzu. Befindet man sich auf einer (klassischen) Admin-Backend Seite, ergibt sich zum Beispiel die nachfolgende Darstellung.

Im Bereich (1) finden sich einige der bereits weiter oben erläuterten Einstellungen wieder, jedoch stark reduziert. Im Bereich (2) kann direkt das Design der Site ausgewählt werden. Über den Punkt bei (3) kann die Sprache und Zeitzone angepasst werden. Im unteren Bereich bei (4) ist es möglich, dass eigene Kennwort neu zu vergeben. Somit kann sich der Einstellungsbereich je nach Kontext etwas anders darstellen. Die Funktionen variieren und passen sich dem aktuellen Seitenkontext an.