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SharePoint Online: Versionszeitlimit in Dokumentenbibliotheken

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In SharePoint (Dokumenten-) Bibliotheken kann über die altbekannte Funktion Versionsverwaltungseinstellungen die Versionierung von Dateien/Dokumenten festeglegt werden. In der Vergangenheit konnte jedoch nur eine feste Anzahl für Haupt-Nebenversionen angegeben werden, die aufbewahrt werden sollten. In SharePoint wurde nun eine neue Versionskontrollen eingeführt, die Mandanten- und Site-Administratoren oder Dokumentbibliotheksbesitzern helfen, den durch Dateiversionen mit geringem Wert verursachten Speicherbedarf zu reduzieren. Wie schon geschrieben wurde, konnten in der Vergangenheit Besitzer von Dokumentbibliotheken anzahlbasierte Versionsbeschränkungen auf der Ebene der einzelnen Dokumentbibliotheken festlegen. Mit der bis September 2024 vollständigen ausgerollten neuen Funktion, stehen Mandanten- und Site-Administratoren oder Besitzern von Dokumentbibliotheken zwei Einstellungen für den Versionsverlauf zur Verfügung: Automatischer Modus, der neue und vorhandene Versionen basie...
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SharePoint Online: Einfache Anmeldung zu Veranstaltungen mit automatisierter Teilnehmerliste

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Oft besteht die Anforderung bzw. der Wunsch, dass sich Anwender einfach und schnell zu Terminen, Veranstaltungen, Schulungen usw. anmelden können. In SharePoint kann dieser Prozess über 2 eigene Listen mit einen zusätzlichen Power Automate Flow gelöst werden. Dabei wird in diesem Beispiel der Power Automate Flow über eine eigene Schaltfläche direkt aus der Veranstaltungsliste aufgerufen. Teilnehmer werden dabei automatisiert in eine Teilnehmerliste erfasst. Zusätzlich wird die Anzahl freier Plätze bei den Veranstaltungen aktualisiert. Informationen zu JSON-Formatierung: Einstieg in Office 365: Dialoge & Listen/Bibliotheken formatieren mit JSON-Formatierungscode Use column formatting to customize SharePoint Das untere Video zeigt eine beispielhafte Umsetzung einer solchen Lösung. Die Umsetzung der Power Automate Flows erfolgt in der Default-Umgebung. Für das Starten des Power Automate Flows via Schaltfläche aus anderen Umgebungen heraus, ist der Aufruf anzupassen.
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SharePoint Online: Neue Startseite

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Die SharePoint Startseite erhält ein neues Layout und Struktur. Die neue Version ist in der Vorschau verfügbar und kann selbst ausprobiert werden. Die neue Startseite soll lauf Microsoft die Erstellung eigener Inhalte (Seiten und Sites) erleichtern und einen vereinfachten Einstiegspunkt dafür anbieten. Die neue Startseite bietet dafür direkt im oberen Bereich zwei Schaltflächen an, über die direkt eine neue Seite (Page) oder eine neue Site (Team- oder Kommunikations-Site) angelegt werden kann. Optional kann bei der Erstellung einer neuen Seite auch eine vorgefertigte Seitenvorlagen ausgewählt werden. Für neue Seiten muss zunächst keine Site als Ziel definiert werden. Neue Seiten werden innerhalb des privaten Bereiches gespeichert. Somit können Inhalte zunächst in Ruhe vorbereitet werden, ohne das andere Benutzer die Seite vorab im Entwurf sehen können. Erst bei der Publizierung muss eine Ziel-Site für die Seite ausgewählt werden. Das Video gibt einen kurzen Überblick über die neue Sh...
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SharePoint Online: Extrahierung von Informationen aus Dokumenten

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Mit den erweiterten SharePoint Syntex Diensten ist es möglich, Informationen aus Dokumenten automatisch zu extrahieren. Die ermittelten Informationen werden dann in SharePoint Spalten überführt. Sobald die Informationen in SharePoint Spalten verfügbar sind, können zum Beispiel weitere Prozessschritte per Power Automate automatisch gestartet werden. Über diesen Weg können automatisierte Dokumentenprozesse umgesetzt werden. Das folgende Video zeigt die Umsetzung eines einfaches Syntex Dokumentverarbeitungsmodell für strukturierte Rechnungsdokumente. Das Modell extrahiert aus Rechnungsdokumenten die folgenden Informationen: Rechnungsnummer Rechnungsdatum Endsumme Die ermittelten Informationen werden in SharePoint Spalten geschrieben. Ein nachgelagerter Prozess könnte dann zum Beispiel bei Rechnungen über einen definierten Schwellwert zunächst eine Freigabe über einen Genehmigungsprozess anfordern. Weitere Videos zu Syntex: SharePoint Premium (Microsoft Syntex): Eine Übers...
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Wie funktioniert die Bildersammler App? (BETA Version)

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Über die App können Bilder aufgenommen und mit Metadaten versehene werden. Die einzelnen Bilder können in separaten Alben verwaltet werden. Alle gesammelten Bilder innerhalb eines Albums können nach Office 365 in eine beliebige SharePoint Bibliothek synchronisiert werden. Alle hinterlegten Meta-Informationen zu Bildern werden in SharePoint Spalten übernommen. Die gewünschten Spalten sind im Vorfeld in der Bibliothek anzulegen. Aktuell unterstützt die App folgende (Text-) Spalten: Titel (Standard SharePoint Spalte Title) Description Tags Categories Die Spalten müssen im Vorfeld in der SharePoint Bibliothek erstellt werden. Werden die Informationen nicht benötigt, brauchen die Spalten nicht erstellt werden. Nicht vorhandene Spalten in der SharePoint Bibliothek werden ignoriert. Das untere Video erläutert die Arbeitsweise.
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SharePoint: Hilfe beim Layout mit der neuen Funktion "Design Ideen"

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In SharePoint wurde ein neues Feature eingefügt, um den Bearbeiter einer Seite bei der Umsetzung ansprechender Darstellungen / Designs zu unterstützen. Die neue Funktion nennt sich "Design Ideen" und ist in dem rechten Bearbeitungsbereich integriert. Aktuell gelten für die Funktion folgende Einschränkungen für einen Bereich, damit Ideen generiert und angezeigt werden: 1 Banner-Webpart 1, 2 oder 3 Text-Webparts. 1, 2 oder 3 Text- und Bild-Webparts in gleicher Anzahl D. h. die Funktion wird nur aktiv bzw. kann Ideen liefern, wenn ein Bereich die oben gelisteten Inhalte in der entsprechenden Anzahl und Form enthält. Das folgende Video zeigt kurz die Verwendung der neuen Funktion.
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SharePoint Online: Neue Funktionen bei der Seitenbearbeitung

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Seit Juli wird das Feature 124827 (SharePoint: Content Pane for SharePoint Pages and News) ausgerollt, welches eine neue Erfahrung bei der Bearbeitung von SharePoint Seiten bereitstellt. Das neue Feature wird von Microsoft wie folgt beschrieben: Der Inhaltsbereich ist ein neuer Ort für relevante Bereiche, die Autoren bei der Erstellung ihrer Veröffentlichungen unterstützen. Mit der Einführung dieses zentralen Funktionsbereiches wird eine neue Toolbox Autoren dabei helfen, Inhalte schnell zu durchsuchen und hinzuzufügen, um ansprechende Seiten zu erstellen. Der Inhaltsbereich enthält zusätzliche Bereiche wie Konfigurationstools, Designideen usw. In Viva Amplify wird der Inhaltsbereich auch zum Hosten der Auswahl des Vertriebskanals, der Schreibanleitung und der Zielgruppenauswahl verwendet. Das nachfolgende Video verdeutlicht die Neuerungen.
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